オンライン・ハイブリッドイベント完全攻略：参加率を高める企画と運営

こんにちは、株式会社TIMEWELLの濱本です。今日は、コミュニティ活性化の要となるイベント企画・運営について、オンラインとハイブリッドの両面から詳しくお話しします。

「イベントを企画しても、思ったほど人が集まらない」 「申し込んだのに当日来ない人が多い」 「オンラインとオフラインをどう組み合わせればいい？」

こうした悩みに答えます。本記事では、5000文字を超えるボリュームで、参加率を高める企画術と実践的な運営ノウハウを解説します。

第1章：参加率を高める7つのポイント

ポイント1：明確な価値提案

参加者は、イベントに時間を投資します。その投資に見合う価値があると感じなければ、参加しません。

悪い例：「交流会を開催します」 良い例：「同じ悩みを持つ仲間と繋がり、解決のヒントを持ち帰れます」

具体的なベネフィットを示しましょう。「他では得られない何か」があると、参加意欲が高まります。

ポイント2：適切な日時設定

ターゲット別の最適な時間帯：

ターゲット	最適な時間帯
会社員	平日夜、週末
主婦	平日昼間
学生	夕方以降
フリーランス	比較的柔軟

表1：ターゲット別の最適な時間帯

BASEの分析機能を使えば、過去のイベント参加データから、どの曜日・時間帯が参加率が高いかを把握できます。

ポイント3：参加ハードルを下げる

ハードルを下げる工夫：

• ワンクリックで申し込めるようにする
• 必要最小限の情報だけ求める
• 初参加者向けの案内を用意
• 質問しやすい雰囲気づくり
• 自己紹介タイムの設定

ポイント4：効果的な告知

告知のタイミング：

• 開催1週間前（詳細発表）
• 3日前（リマインド）
• 前日（最終案内）
• 当日朝（直前リマインド）

一度の告知だけでは見逃す人が多いため、複数回の告知が必要です。BASEの予約投稿機能で事前にスケジュール設定できます。

ビジュアルの重要性： 魅力的なバナー画像があると目を引きます。BASEのAIバナー生成機能で、プロ並みのイベントバナーを簡単に作成できます。

ポイント5：リマインドの徹底

申し込みから当日までの間に、参加意思が薄れることがあります。

効果的なリマインド：

• 前日と当日朝に確認メッセージ
• 「明日が楽しみです」と期待感を高める文言
• 参加URLの再送（「URLがわからない」を防ぐ）

ポイント6：当日の演出

開始前の工夫：

• 数分前から参加者を迎え入れ、雰囲気を作る
• BGMを流す
• 本日のアジェンダを画面表示

双方向性の確保：

• チャットでの質問受付
• 投票機能の活用
• ブレイクアウトルームでの少人数交流

時間管理： 予定時間を大幅に超過すると、信頼を失います。タイムキープを徹底。

ポイント7：次回への布石

イベント終了時に：

• フィードバックを収集（次回改善のヒント）
• 次回イベントの予告
• 不参加者へのフォロー（アーカイブ共有、次回誘い）

第2章：ハイブリッドイベントの設計

ハイブリッドとは

ハイブリッドイベントとは、オフライン会場での開催と、オンラインでの参加を同時に提供するイベント形式です。両方のメリットを組み合わせた、いいとこ取りのアプローチです。

ハイブリッドのメリット：

メリット	説明
参加者の選択肢	状況に応じた参加方法を選べる
リーチの拡大	地理的制約を超えて参加者を集められる
アーカイブ活用	録画を後から視聴できる

表2：ハイブリッドのメリット

両方の参加者を満足させる設計

ハイブリッドで最も難しいのは、オンライン・オフライン両方の参加者を満足させることです。

オンライン参加者への配慮：

• カメラワークと音声に気を配る
• 会場の雰囲気（笑い声、拍手）を伝える
• オンラインからの質問やコメントを積極的に拾う

オフライン参加者の特典：

• ネットワーキングの時間
• 登壇者との直接交流
• 限定グッズの配布

イベント形式別の設計

セミナー・講演型：

• オンラインとの相性が良く、運営が比較的容易
• オンラインからの質問をチャットで受付

ワークショップ型：

• ハイブリッドでの運営が難しい形式
• オンライン参加者同士のブレイクアウトルームを別途設ける

交流会型：

• オフラインの価値が高い形式
• オンライン参加者向けに少人数の交流セッションを別途設ける

技術的な準備

必要な設備：

• カメラ（会場全体と登壇者を映す）
• マイク（会場の音声を拾う）
• 配信ソフト（Zoom、YouTube Liveなど）
• 安定したインターネット回線（有線推奨）

スタッフの役割分担：

• オフライン担当：会場の参加者対応
• オンライン担当：配信管理とオンライン参加者対応

リハーサルの重要性： 本番前に必ずリハーサルを行い、配信の動作確認、音声・映像のチェック、進行のシミュレーションを実施。

第3章：BASEのイベント機能

統合的なイベント管理

BASEでは、イベントの作成から分析までを一元管理できます。

機能一覧：

機能	説明
イベント作成	オンライン/オフライン/ハイブリッドに対応
申込み管理	参加形態ごとの定員・料金設定
リマインド送信	自動リマインドメール
バナー生成	AIによる自動生成
分析	参加率、満足度、フィードバック集計

表3：BASEのイベント機能一覧

AIバナー生成

イベント情報を入力するだけで、SNS映えするバナーを自動生成。複数のデザインパターンから選べるので、デザインスキルがなくても魅力的な告知ができます。

複数サイズ（X用16:9、Instagram用1:1、ストーリーズ用9:16）を同時生成できるので、効率的です。

分析と改善

イベントごとの参加率、満足度、フィードバックを自動集計・分析。どのような企画が反応がいいかをデータで把握し、次回の改善に活かせます。

第4章：イベント成功の実例

成功事例：オンライン読書会

課題：毎月開催の読書会、参加率が50%を切ることが多かった

施策：

• 告知を3回に分けて実施
• バナーをAIで毎回新しく作成
• 前日と当日朝にリマインド
• 参加者に「読んだ感想を一言」を事前に送ってもらう仕掛け

結果：参加率が50%→75%に向上

成功事例：ハイブリッドセミナー

課題：地方の参加者が来場できない

施策：

• オンライン参加枠を新設
• 会場参加者には登壇者との懇親会を特典として設定
• オンライン参加者専用のQ&Aセッションを追加

結果：総参加者数が2倍に増加、地方からの新規メンバー獲得

結論：参加したくなるイベントを

参加率を高めるには、「参加したくなるイベント」を企画することに尽きます。

価値提案、日時設定、ハードル低減、効果的な告知、リマインド、当日の演出、次回への布石。これらのポイントを押さえることで、より多くの人に参加してもらえるイベントになります。

ハイブリッド形式は、オンラインとオフラインの両方のメリットを活かせます。適切に設計・運営すれば、単独の形式よりも高い価値を提供できます。

BASEは、イベント企画・運営に必要な機能を提供しています。効率的にイベントを運営し、コミュニティの活性化につなげましょう。

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参考文献 [1] Eventbrite, "Event Registration Optimization Guide", 2025 [2] Zoom, "Hybrid Event Best Practices", 2026