株式会社TIMEWELLの濱本です。
2024年の忘年会シーズンが近づいてきました。忘年会は一年の締めくくりとして、社員の親睦を深め、一年間の労をねぎらう大切なイベントです。しかし、忘年会の準備や運営は意外と大変なもの。そこで本記事では、忘年会イベントの開催方法について、企画から実施までを詳しく解説します。「忘年会イベントの開催方法 完全ガイド 2024年版」として、成功する忘年会の準備と運営に必要な要素を網羅的に紹介していきましょう。
忘年会の基本計画 日程と会場の決定 予算と参加費の設定 プログラムの作成 当日の進行手順 おすすめのイベントとゲーム トラブル対策と注意点 まとめ 忘年会の基本計画
忘年会を成功させるためには、まず目的と規模を明確にすることが重要です。忘年会の目的は様々ですが、主に社内の親睦を深めることと、一年間の業績を振り返ることが挙げられます。目的に応じて、以下の要素を検討していきましょう。
参加対象者の範囲：部署単位か、会社全体か
開催時期の選定：12月上旬から下旬までのどの時期が適切か
予算の概算：参加人数や会場によって変動
運営体制の構築：幹事や実行委員の選定
目的と規模が明確になったら、詳細な計画を立てていきます。
日程と会場の決定
忘年会の日程調整は、早めに着手することが大切です。まずは幹事や実行委員で候補日を3日程度に絞りましょう。その後、参加者全員にアンケートを実施し、最も参加しやすい日程を決定します。上司の予定も確認しておくことをおすすめします。
会場選びのポイントは以下の通りです。
収容人数：参加人数に合った広さがあるか
アクセスの良さ：最寄り駅からの距離や交通手段
予算との適合性：会場費用が予算内に収まるか
設備の充実度：音響設備やプロジェクターなどの有無
日程と会場が決まったら、次のステップに進みましょう。
予算と参加費の設定
忘年会の予算計画は、運営を左右する重要な要素です。予算計画には以下の項目を含めます。
会場費：会場の利用料金
飲食費：料理や飲み物の費用
景品代：ビンゴ大会などの景品費用
余興の費用：出し物や演奏者へのギャラ
予備費：当日のトラブルに備えた予備の資金
参加費は、会社の補助金額を考慮して設定します。一般的な目安は5,000円〜8,000円程度ですが、会社の文化や予算に応じて調整しましょう。
予算と参加費が決まれば、いよいよ忘年会の中心となるプログラム作成に入ります。
プログラムの作成
忘年会のプログラムは、参加者全員が楽しめるものを企画することが大切です。標準的なタイムスケジュール例は以下の通りです。
18:00 受付開始
18:30 開会・代表挨拶
18:40 乾杯
19:00 会食・歓談
19:30 イベント・ゲーム
20:30 中締め
21:00 お開き
プログラムを作成する際は、参加者の年齢層や好みを考慮し、バランスの取れた内容にしましょう。また、時間配分にも気を付け、余裕を持ったスケジュールを組むことが重要です。
当日の進行手順
忘年会当日は、スムーズな進行を心がけましょう。以下のチェックリストを活用して、準備を万全に整えておきます。
＜チェックリスト＞
□ 会場との最終確認：予約内容や時間の再確認
□ 受付準備：受付名簿や名札の用意
□ 座席表の確認：参加者の座席位置を把握
□ 景品・プレゼントの準備：景品の数量や内容の確認
□ 進行表の配布：司会者やスタッフへの進行表の配布
□ 音響機器のテスト：マイクやスピーカーの動作確認
当日の進行は、司会者を中心に行います。司会者は開会の挨拶から閉会の挨拶まで、全体の流れを管理する重要な役割を担います。
おすすめのイベントとゲーム
忘年会を盛り上げるには、参加者全員が楽しめるイベントやゲームを企画することが効果的です。「忘年会イベントの開催方法 完全ガイド 2024年版」では、以下のようなゲームを紹介します。
体内時計ゲーム：目を閉じて1分を数え、最も正確な人が勝利
イントロクイズ：曲のイントロを聞いて、曲名を当てるクイズ
〇×クイズ：出題者の質問に〇か×で答えるクイズ
宝探しゲーム：会場内に隠された宝を探し出すゲーム
ビンゴ大会：ビンゴカードを使った抽選会
ゲームを選ぶ際は、参加者全員が楽しめるものを選ぶことが大切です。また、ゲームに必要な準備物を事前に用意しておくことを忘れないようにしてください。
トラブル対策と注意点
万が一に備えて、トラブル対策と注意点について触れておきましょう。忘年会では、以下のようなトラブルが想定されます。
キャンセル対応：急な欠席者への対応
酔いつぶれる参加者：体調不良者への対応
食物アレルギー：アレルギー対応食の用意
これらのトラブルに備え、予備の予算を確保しておくことが大切です。また、参加者の安全を最優先に考え、飲酒運転の防止や、体調管理の呼びかけを行いましょう。
まとめ
本記事では、忘年会イベントを成功させるためのポイントを紹介しました。
早めの準備開始
参加者全員への配慮
詳細な進行計画
余裕のある予算設定
トラブル対策の準備
これらの要素を押さえることで、参加者全員が楽しめる忘年会イベントを開催することができます。特に、事前準備と当日の進行管理が重要です。状況に応じて柔軟に対応できるよう、予備の企画や予算も確保しておきましょう。
2024年の忘年会シーズンは、この「忘年会イベントの開催方法 完全ガイド 2024年版」を参考に、素敵な思い出づくりを目指してください。