株式会社TIMEWELLの濱本です。
イベントは、会社やサービスの認知度を高め、お客様とのより良い関係を築き、新しい発見や機会を生み出す、非常に有効な手段です。
しかし、成功を収めるには相当な時間と労力が必要です。企画の立案から本番のスケジュール策定、集客活動、当日の準備、さらにはイベント後のフォローまで、イベント運営者は対応する必要があります。他の業務を抱えながらだと、全てに手が回るとは限りません。
「これ、誰かに任せられないかな？」そんな思い、一度は抱いたことがありますよね。実は、全てを自分たちで行う必要はありません。TIMEWELLが、これらのタスクを代行することで、効率的なイベント運営を実現します。
ここでは、TIMEWELLアプリを活用して、イベント準備をどれだけ効率化できるか、具体的な時間削減の事例と共にご紹介します。TIMEWELLで、どれほど時短が可能になるのか、その秘密をぜひご確認ください！
TIMEWELLとは？
株式会社TIMEWELL（旧：株式会社ONE X）は、やりたいことに集中するためのチャレンジャーアシスタントサービスを展開する会社です。社名のTIMEWELLは、より多くの人の挑戦の壁を打ち破り、一人一人のウェルビーイングな時間を創出したいという想いから名付けられました。
既存のマッチングサービスやオンライン秘書サービスはすぐに依頼ができなかったり、品質のバラツキがあります。弊社は、バックオフィス、コンテンツマーケティング、イベント運営などを100人以上のプロアシスタントやAIによってリーズナブルな価格で代行し、高速で納品できるところが特徴です。取引先には、パナソニックグループやNTTグループなどの大企業やベンチャー企業などがあります。
詳しくは以下をご覧ください！
https://timewell.jp/timewell-lp-1
イベント運営の救世主となるアプリが誕生
2024年2月にTIMEWELLのWEBアプリβ版（https://app.assistant.timewell.jp/）をリリース。ログイン後のホーム画面では依頼できるお仕事メニューが並んでいます。特にイベント支援のメニューは、共同創業者の濱本・太谷がそれぞれ10年以上イベント運営してきたノウハウを結集したものです。
お仕事の依頼は簡単です！
自分の依頼したいお仕事を選び、フォームに情報を入力するだけです。
依頼後はそれぞれの依頼ごとの納品予定日やステータスが「ご依頼進捗」の画面で一目でわかります。
【実践レポート】実際にTIMEWELLをフル活用してイベントを運営！
数多くのイベントを開催してきた弊社共同創業者の太谷が、「毎回めっちゃ大変！」と嘆くイベント運営。どれほど効率化できるのか、実際にTIMEWELLをフル活用して実践してみました。
【結果】イベント運営の作業時間が1/4に短縮！
実際にTIMEWELLのアシスタントが作業を代行することでどれだけ時間を短縮できたか、具体的な結果は以下の表の通りです。このデータは、2024年2月2日に開催された「TIMEWELL書籍出版&ONE X設立5周年記念イベント」に基づいています。TIMEWELLを活用する前後で、イベント準備に要した時間を比較しました。
【従来の方法：TIMEWELL未使用時】 企画立案3時間 + イベント準備21時間 = 合計24時間
【TIMEWELL使用時】 企画立案3時間 + イベント準備3時間 = 合計6時間
驚くべきことに、作業時間が4分の1に縮小！この余った時間で、さらに次のプロジェクトに取り掛かることができます。また、充分な休息時間を取ることができるため、ストレスが減り、仕事の質も向上します。
イベント本番前にTIMEWELLが代行した作業を紹介
今回のイベントでは、弊社濱本・太谷の企画した大枠に沿って、「イベント本番までのスケジュール案作成、登壇依頼書・登壇者情報ヒアリングフォーム、イベント申込フォーム、申込者への開催前メール文案、フライヤー（チラシ）、集客文案、申込進捗速報を通知（集客支援）、香盤表、当日の進行投影スライド」をTIMEWELLのアシスタントが代行しました。
ここからは具体的に代行した作業の一部をご紹介していきます。
▶️登壇依頼書作成
依頼事項やイベントの詳細、条件などが記載されている「登壇依頼書」をGoogleドキュメントまたはwordで作成
▶️イベント申込フォーム作成
「名前や会社名、イベントに期待すること、個人情報保護等」の設問で構成されたイベント申込フォームをGoogleフォームで作成
▶️イベント本番の進行スライド作成
「タイムスケジュールや登壇者の紹介、各セッション等のコンテンツの紹介、事後アンケート依頼、重要なアナウンス等」のスライドをGoogleスライドまたはPowerPointで作成
▶️香盤表作成
イベント当日のスムーズな運営に向けて、タイムスケジュールに対して各事務局メンバーが本番当日いつどのような行動をとるべきかなどを詳細に記載した香盤表をGoogleスプレッドシートまたはExcelで作成
▶️事後アンケート作成
「イベントの満足度や感想、改善点等」の設問で構成された事後アンケートをGoogleフォームで作成
そのほか、イベント本番までのスケジュール案作成、登壇者情報ヒアリングフォーム、申込者への開催前メール文案、フライヤー（チラシ）、集客文案、集客先リスト作成、申込進捗速報を通知（集客支援）、なども作成可能です。編集可能な状態で納品するので、自由に編集して活用することができます。
準備だけではなくイベント後の作業も代行！
「イベント準備と運営に全力を注ぎ、イベント後のフォローアップに手が回らない」そんな経験はありませんか？実は、イベントの成果を最大限に引き出す鍵は、イベント後の作業にあります。例えば、リード獲得を目指す場合、事後アンケートで関心を示した参加者へ積極的にアプローチすることや、イベントのハイライトを記事にして広くPRすることが不可欠です。また、イベントを支えてくれた関係者への報告や、次回イベントへの改善点を見つけるための振り返りも重要な作業です。その中でも今回のイベントでは「イベント結果報告書（レポート）、イベント記事、事後アンケート回答依頼のメール文案作成」をTIMEWELLのアシスタントが代行しました。
ここからは具体的に代行した作業の一部をご紹介していきます。
▶️イベント結果報告書（レポート）
参加者の属性や事後アンケート結果（満足度、参加者の声等）、イベント当日の雰囲気がわかる写真が記載された報告書をGoogleスライドまたはPowerPointで作成
▶️イベント記事作成
イベントの動画アーカイブをもとに、イベントの様子や見どころを紹介する記事をGoogleドキュメントまたはwordで作成
今なら30分のオンライン相談・依頼が無料！
現在、「30分のWeb会議でイベント準備をまとめて依頼」を無料で提供中です。もちろん相談後には、そのまま依頼も可能です（ご希望の方はこちら）
※本キャンペーンは、予告なく変更または終了する場合がございますので、あらかじめご了承ください。
その他のマーケティングや事務作業なども依頼可能
TIMEWELLでは、イベント運営以外のお仕事も依頼が可能です。例えばインタビュー記事の作成からブログ、プレスリリースの準備、さらにはウェブサイト制作まで、コンテンツマーケティングの全般をサポート。データ転記やマニュアル作成、補助金やプロポーザルの情報収集などの事務作業もお任せください。詳細はTIMEWELLのWEBアプリでご確認いただけます。
TIMEWELL WEBアプリβ版：https://app.assistant.timewell.jp/
TIMEWELLがあなたの負担を減らします！
「仕事を振る先がなくて結局自分でやっている」「常に仕事に追われていて余裕がない」という経験はありませんか。ストレスの多い業務を代行し、TIMEWELLな時間を増やすお手伝いをさせていただきます。一人でも多くの方が充実した時間を過ごせるよう、私たちは常に新たな挑戦を続けています。
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このインタビュー記事は チャレンジャーアシスタントサービス「TIMEWELL」が制作しています。
TIMEWELLでは「育休・離職・メンタル」による人手不足でお困りの企業の業務代行・引き継ぎ支援を行っています。お困りの方でお問い合わせ・ご相談希望の方は「こちら」から可能です。
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担当ライター：大橋