株式会社TIMEWELLの濱本です。
イベントを開催する際、準備段階でつまずいてしまう方も多いのではないでしょうか。イベント準備には多くの工数がかかり、初心者にとっては何から手をつけていいのか分からず、抜け漏れが発生してしまうこともあります。そこで本記事では、イベント準備を効率的かつ万全に行うためのフォーマットと、便利なアプリを紹介します。
イベント準備はフォーマットに沿って進めることで抜け漏れなく効率的に
イベント準備には、企画立案、会場手配、講演者の選定、集客、当日の運営など、多岐にわたる作業が含まれます。これらの作業を効率的に進めるためには、フォーマットに沿って準備を進めることが重要です。フォーマットを活用することで、抜け漏れなく準備を進めることができ、イベント当日までにすべての準備を万全に整えることができます。
イベント運営で一般的に使用される主要なフォーマットをご紹介します。
- 5W1H形式
Who（誰が・誰のために）
What（何を）
When（いつ）
Where（どこで）
Why（なぜ）
How（どのように）
- PDCA形式
Plan（計画）
Do（実行）
Check（評価）
Act（改善）
- WBS (Work Breakdown Structure) 形式
イベントを階層構造で細分化
タスクの洗い出しと構造化
責任範囲の明確化
- PMBOK（Project Management Body of Knowledge）形式
立ち上げ
計画
実行
モニタリング・コントロール
終結
- イベントジャーニーマップ形式
認知フェーズ
集客フェーズ
実施フェーズ
フォローアップフェーズ
これらのフォーマットは単独でも組み合わせても使用され、イベントの規模や目的に応じて適切なものを選択・アレンジすることが一般的です。
フォーマットには、以下のような項目が含まれます。
イベントの目的と概要
日時、会場、スケジュール
予算と収支計画
講演者、ゲスト、スタッフの選定と役割分担
集客方法と広報計画
当日の運営マニュアル
アンケートや振り返りの方法
これらの項目に沿って準備を進めることで、イベントの全体像を把握し、優先順位を決めて効率的に作業を進めることができます。また、複数人で準備を進める場合には、役割分担がしやすくなり、連携がスムーズになります。
イベント準備に便利！フォーマット搭載のおすすめアプリ5選
イベント準備を効率化するためには、適切なツールを活用することも重要です。自力でフォーマットを探してあてはめる作業をしなくても、アプリを活用すれば簡単に抜け漏れなく準備をすることができます。
ここでは、イベント準備に便利なフォーマットを搭載したおすすめのアプリを5つ紹介します。
- Trello
Trelloは、カンバン方式のタスク管理ツールです。イベント準備の各項目をカードとして作成し、進捗状況に応じてカードを移動させることで、全体の進捗を視覚的に把握できます。また、チェックリストや締め切り設定、ファイル添付など、イベント準備に必要な機能が充実しています。
- Asana
Asanaは、プロジェクト管理ツールの一つです。タスクの作成や割り当て、スケジュール管理、ファイル共有など、イベント準備に必要な機能が揃っています。また、テンプレートが豊富に用意されているため、イベント準備のフォーマットをすぐに活用できます。
- Notion
Notionは、ドキュメント管理ツールとして人気ですが、イベント準備にも活用できます。ページの階層構造を活用することで、イベント準備の各項目を整理し、関連する情報をまとめることができます。また、データベース機能を使えば、タスク管理も可能です。
- EventMobi
EventMobiは、イベント専用のアプリです。イベントのウェブサイト作成、登録管理、アプリ作成など、イベント準備に必要な機能が一通り揃っています。また、当日の運営をサポートする機能も充実しています。
- TIMEWELL Base
TIMEWELL Baseは、生成AIとマッチング機能を搭載したイベント準備に特化したアプリです。詳しくは次の見出しで紹介します。
「TIMEWELL Base」なら生成AIとマッチング機能でイベント運営を徹底サポート
TIMEWELL Baseは、イベント運営をサポートするアプリです。生成AIとマッチング機能を搭載しており、イベント準備はもちろん運営全体を通したサポートが可能です。
- 生成AIによる超効率化で準備時間を大幅短縮
イベント主催者の運営にかかる工数は、規模や内容によって異なりますが、平均で約100時間と言われています。TIMEWELL Baseなら、生成AIを活用することで、イベント企画文や集客文の作成、アンケートの作成など、多岐にわたる作業を自動化し、作業効率を劇的に向上させることができます。実際に、あるイベントでは、63時間かかっていた作業が3時間程度で完了し、効率が21倍になったという事例もあります。
- マッチング機能で参加者の交流促進と満足度向上
イベントへの参加理由として、約50%の方が「交流・人脈作り」を挙げています。しかし、初対面同士での交流はハードルが高く、思うように交流ができず、満足度が下がってしまうことがあります。TIMEWELL Baseなら、興味タグ機能を活用することで、参加者同士の共通の話題を提供し、交流を促進することができます。これにより、参加者の満足度を向上させることができます。
- イベント前後のサポートで持続的な価値創出
TIMEWELL Baseは、イベント前の準備だけでなく、当日の運営や、イベント後のフォローアップもサポートします。当日は、QRコードを活用した簡単な連絡先交換で、参加者同士のつながりを促進します。イベント後は、イベントレポートを自動生成し、データに基づく次回イベントの改善提案を行います。これにより、イベントの価値を持続的に高めていくことができます。
まとめ:
本記事では、イベント準備を効率的かつ万全に行うためのフォーマットと、便利なアプリを紹介しました。イベント準備はフォーマットに沿って進めることで、抜け漏れなく効率的に進めることができます。また、Trelloや Asanaなどのアプリを活用することで、さらに効率化することができます。
その中でも、TIMEWELL Baseは、生成AIとマッチング機能を搭載しており、イベント準備から当日の運営、イベント後のフォローアップまで、トータルでサポートしてくれる強力なツールです。
イベント準備でお悩みの方は、ぜひ本記事で紹介したフォーマットとアプリを活用して、効率的かつ万全な準備を進めてみてください。
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