AIスライド生成で提案書作成が5分に。Napkin AI活用術
はじめに：提案書作成という「時間泥棒」
営業担当者にとって、提案書作成は避けて通れない業務です。しかし、多くの方がこの作業に膨大な時間を費やしているのではないでしょうか。私自身、TIMEWELLを創業する以前、コンサルティング会社に勤務していた頃は、一つの提案書を作成するのに3時間以上かかることも珍しくありませんでした。
構成を考え、過去の資料から使えそうなスライドを探し、データを最新のものに更新し、デザインを整える。これらの作業を積み重ねていくと、あっという間に時間が過ぎていきます。そして皮肉なことに、提案書作成に時間を取られるほど、本来もっとも重要な「顧客との対話」や「提案内容の深堀り」に割ける時間が減ってしまうのです。
ZEROCKのAIスライド生成機能は、この課題に正面から取り組んでいます。Napkin AIとの連携により、ナレッジを入力するだけで、クリエイティブなスライドが5分で完成します。本記事では、この機能の詳細と活用術をお伝えします。
従来の提案書作成プロセスの問題点
「探す」時間の浪費
提案書作成において、もっとも非効率なのは「探す」時間です。過去に作成した類似の提案書、参考になりそうなスライド、最新のデータや事例。これらを探すだけで、全体の作業時間の30%以上を費やしているという調査結果もあります。
特に問題なのは、「良いスライドがあったはずなのに見つからない」というケースです。以前使った資料がどのフォルダに保存されているのか、どのファイル名だったのか。記憶を頼りに探しても見つからず、結局ゼロから作り直すことになる。こうした経験は、多くのビジネスパーソンに共通するのではないでしょうか。
デザインスキルの壁
もう一つの課題は、デザインです。内容が優れていても、見た目が洗練されていなければ、説得力は半減してしまいます。しかし、すべての営業担当者がデザインスキルを持っているわけではありません。
PowerPointのテンプレートを使っても、色使いやレイアウトのバランスが取れず、どこか「素人感」が残ってしまう。かといって、デザイナーに依頼するほどの予算や時間もない。このジレンマを抱えている方は少なくないでしょう。
属人化する「型」
優秀な営業担当者は、独自の提案書の「型」を持っています。どのような順序で情報を提示すれば顧客の心に響くか、どのような表現を使えば信頼を得られるか。長年の経験から培われたノウハウです。
しかし、この「型」は個人の頭の中にとどまり、組織として共有されることは稀です。結果として、チーム全体のパフォーマンスにばらつきが生じます。新人営業担当者は、自分なりの「型」を確立するまでに何年もかかることになります。
ZEROCKのAIスライド生成機能
ナレッジからスライドへの変換
ZEROCKのAIスライド生成機能は、社内に蓄積されたナレッジを基に、提案書のスライドを自動生成します。仕組みを簡単に説明しましょう。
まず、ユーザーは提案書のテーマや目的を入力します。たとえば、「製造業向けナレッジマネジメントソリューションの提案」と入力すると、ZEROCKは社内のナレッジベースから関連する情報を検索し、提案書の構成を自動的に提案します。
構成の提案には、導入部での課題提起、ソリューションの概要、具体的な機能説明、導入事例、価格・プラン、次のステップといった要素が含まれます。ユーザーはこの構成を確認し、必要に応じて修正を加えます。
構成が確定すると、各スライドのコンテンツが生成されます。テキストだけでなく、図表やアイコンの配置も含めて、視覚的に整ったスライドが出力されます。
Napkin AIとの連携
ZEROCKは、ビジュアルAIツールであるNapkin AIと連携しています。この連携により、テキスト情報を視覚的なダイアグラムやインフォグラフィックスに変換することが可能になります。
たとえば、「導入ステップ」を説明するスライドでは、単なるテキストの箇条書きではなく、ステップバイステップのプロセス図が自動生成されます。「Before/After」の比較では、視覚的に違いが一目でわかるグラフィックが作成されます。
デザインの知識がなくても、プロフェッショナルな見た目のスライドが完成する。これがNapkin AI連携の最大の価値です。
過去の提案書からの学習
ZEROCKのAIスライド生成機能は、単に汎用的なテンプレートを適用するだけではありません。御社がこれまでに作成した提案書を学習させることで、御社固有の「型」を再現することが可能です。
成約率の高かった提案書のパターン、顧客から高評価を得た表現、御社のブランドガイドラインに沿ったデザイン。これらを学習データとして取り込むことで、AIが生成するスライドの質がさらに向上します。
ある営業担当者はこう語ります。「以前は、トップ営業の提案書を見て、自分なりに真似しようとしていました。でも、なかなかうまくいかなかった。ZEROCKのAIスライドを使うようになって、いきなりトップ営業と同じレベルの提案書が作れるようになりました。」
実践的な活用術
活用シーン1：初回提案の準備
顧客との初回ミーティングに向けた提案書作成は、AIスライド生成機能のもっとも典型的な活用シーンです。顧客の業種、想定される課題、提案したいソリューションを入力するだけで、たたき台となる提案書が数分で完成します。
ポイントは、生成されたスライドを「そのまま使う」のではなく、「たたき台として磨く」という姿勢です。AIが生成した内容をベースに、顧客固有の情報を追加したり、表現を微調整したりすることで、パーソナライズされた提案書に仕上げることができます。
この「磨く」作業に集中できることが、大きな価値です。ゼロから作成する場合は構成から考える必要がありましたが、AIが構成とドラフトを提供してくれるため、最終的な品質向上に時間を使えるようになります。
活用シーン2：カスタマイズ提案
既存顧客へのカスタマイズ提案でも、AIスライド生成は威力を発揮します。過去の提案内容や導入状況を参照しながら、次のステップとして提案すべき内容をAIが提案してくれます。
「A社には昨年ZEROCKのベーシックプランを導入いただいたが、利用状況から見てプレミアムプランへのアップグレードを提案すべき」といった判断と、その提案に必要なスライドの生成を、AIがサポートします。
活用シーン3：社内向けプレゼン資料
AIスライド生成は、顧客向けの提案書だけでなく、社内向けのプレゼン資料作成にも活用できます。経営会議への報告資料、プロジェクトの進捗報告、新入社員向けの説明資料など、日常的に発生するスライド作成業務を効率化できます。
ある企業では、月次の経営報告資料の作成時間が、従来の4時間から30分に短縮されたといいます。データの収集からスライドへの反映までをAIが自動化し、担当者は内容の確認と微調整のみを行う形になったためです。
導入のポイントと注意点
データの質が出力の質を決める
AIスライド生成の品質は、学習データの質に大きく依存します。過去の提案書やナレッジベースの内容が古かったり、不正確だったりすると、生成されるスライドにもその問題が反映されてしまいます。
ZEROCKを導入する際には、まず既存のナレッジ資産を整理し、最新かつ正確な情報を取り込むことをお勧めします。この初期投資が、その後の活用効果を大きく左右します。
人間の判断を忘れない
AIが生成したスライドは、あくまでドラフトです。最終的な判断と責任は人間が持つ必要があります。特に、顧客に提示する情報の正確性、コンプライアンス上の問題がないか、御社のブランドイメージに合っているかといった点は、必ず人間がチェックすべきです。
AIを「アシスタント」として活用しつつ、意思決定の主体は人間が担う。このバランスを保つことが、AIスライド生成を効果的に活用するための鍵です。
まとめ：時間を「作る」ことの価値
提案書作成時間を3時間から5分に短縮する。この変化がもたらすのは、単なる「効率化」以上の価値です。生み出された時間を、顧客との対話、提案内容の深掘り、新規開拓といった、より付加価値の高い活動に充てることができます。
ZEROCKのAIスライド生成機能とNapkin AI連携は、こうした変革を実現するためのツールです。提案書作成に悩んでいる方、営業チームの生産性を向上させたい方は、ぜひ一度お試しください。
次回の記事では、社内検索ツールの選定基準と主要サービスの比較をお届けします。