社内情報検索に30分かけていませんか？組織を蝕む「属人化」という静かな病
こんにちは、株式会社TIMEWELLの濱本です。今日は、多くの企業が気づかないうちに陥っている「組織の病」についてお話ししたいと思います。
「あの資料、どこにあったっけ？」 「この件は田中さんに聞かないとわからないな…」 「前任者が退職してから、あの業務のやり方が誰もわからない…」
これらの声に心当たりはありませんか？もし一つでも当てはまるなら、あなたの組織は**「属人化」**という静かな病に蝕まれている可能性があります。
本記事では、なぜ社内の情報検索がこれほど非効率になってしまうのか、そしてその根本原因である「属人化」がいかに組織の成長を妨げているかを、5000文字を超えるボリュームで徹底的に解説していきます。もし、あなたの組織が情報管理や知識共有に課題を感じているなら、この記事が必ずや突破口となるはずです。
第1章：失われる時間の正体—なぜ情報検索に30分もかかるのか
マッキンゼーの調査によれば、知識労働者は業務時間の約20%を情報検索に費やしているとされています [1]。年間の労働時間を2,000時間と仮定すると、なんと400時間、つまり約50営業日分もの時間が「探す」という行為に消えているのです。
この数字を見て驚かれる方も多いでしょう。しかし、現場で働く方々にとっては、むしろ実感に近いのではないでしょうか。私自身、TIMEWELLでZEROCKの開発に携わる中で、数多くの企業の情報システム部門や経営企画部門の方々とお話しする機会があります。そこで共通して聞こえてくるのが、情報検索に費やす膨大な時間への嘆きです。
では、なぜこれほどまでに情報検索は非効率なのでしょうか。その構造的要因を3つに分けて解説します。
要因1：情報の散在—サイロ化した組織が生む迷宮
まず指摘すべきは、情報が複数のシステムやフォルダに散在している問題です。多くの企業では、部門ごとに異なるツールを使い、異なるルールでファイルを管理しています。
- 営業部門はSalesforceに顧客情報を蓄積
- 開発部門はConfluenceで技術ドキュメントを管理
- 人事部門はSharePointで規程類を保管
- 経理部門は独自の会計システムでデータを管理
これらのシステムは横断的に検索することが難しく、結果として「まずどのシステムを見ればいいのか」という一次判断から始めなければなりません。
私たちがお会いした製造業のある企業では、社内に7つの異なるドキュメント管理システムが併存しており、新入社員が必要な情報にたどり着くまでに平均40分以上かかっていたという驚くべき実態がありました。
要因2：命名規則の不統一—人間の記憶に依存する脆弱性
二つ目の課題は、ファイルやフォルダの命名規則が統一されていないことです。
「提案書_最終版」「提案書_最終版2」「提案書_本当に最終」
こうしたファイル名を目にしたことがある方は少なくないでしょう。これは笑い話のように聞こえますが、実際には深刻な問題を引き起こしています。
人はファイルを作成した時点では、そのファイル名で十分に識別できると考えます。しかし3ヶ月後、半年後に同じファイルを探すとき、当時の文脈を思い出すことは困難です。さらに、そのファイルを作成した本人でなければ、たどり着くことすら難しくなります。
| 状況 | 検索にかかる時間 |
|---|---|
| 自分が先週作成したファイル | 1-2分 |
| 自分が半年前に作成したファイル | 5-10分 |
| 他者が作成したファイル | 15-30分 |
| 退職者が作成したファイル | 30分以上、または発見不可 |
表1：ファイル検索にかかる時間の目安
要因3：属人化—人が辞めると消える知識
三つ目は、知識の属人化問題です。「それは田中さんに聞かないとわからない」という会話が日常的に交わされている組織は少なくありません。
特定の業務プロセスや顧客対応のノウハウが個人の頭の中にのみ存在し、共有可能な形で残されていないのです。この問題がもっとも深刻化するのは、その「田中さん」が退職や異動でいなくなったときです。
私たちが支援したIT企業では、主要なエンジニアが退職した際、そのエンジニアしか知らなかったシステム構成情報を再構築するのに3ヶ月以上を要したという事例もありました。長年かけて蓄積された知識が、引き継ぎ資料という形でわずかに残るだけで、その大半は組織から永久に失われてしまったのです。
第2章：属人化が組織にもたらす3つの弊害
属人化は、短期的には効率的に見えることもあります。「〇〇さんに聞けばすぐ解決する」「〇〇さんに任せておけば安心」。しかし、この状態を放置することは、組織に深刻な弊害をもたらします。
弊害1：業務の停滞リスク
属人化が進んだ組織では、キーパーソンの不在が即座に業務の停滞につながります。その人が休暇を取ったとき、病気で欠勤したとき、そして退職したとき、組織は大きなダメージを受けることになります。
ある調査によれば、**ベテラン社員1人の退職による知識損失のコストは、その社員の年収の50%〜200%**に相当すると言われています [2]。これは、代替要員の採用・教育コストだけでなく、失われた暗黙知の再構築に要する時間とコストを含んでいます。
弊害2：組織の成長の阻害
属人化は、組織のスケーラビリティを著しく制限します。新しい人材が加わっても、既存の知識にアクセスできなければ、一人前になるまでに長い時間がかかります。
また、属人化した組織では、イノベーションも起きにくくなります。知識が個人に閉じ込められているため、異なる知識の組み合わせによる新しいアイデアが生まれにくいのです。
弊害3：心理的負担の増大
属人化は、当の本人にも大きな負担をかけます。「自分しか知らない」という状況は、休みたくても休めない、転職したくてもできないという心理的プレッシャーを生みます。
さらに、「知識を共有したら自分の価値がなくなる」という不安から、意図的に情報を囲い込む行動が生まれることもあります。これは組織の信頼関係を損ない、健全な組織文化の醸成を阻害します。
第3章：なぜ従来のナレッジマネジメントは失敗するのか
属人化の問題を認識した企業の多くは、社内Wikiやファイルサーバーによるナレッジマネジメントに取り組んできました。しかし、これらの取り組みが成功した例は決して多くありません。
社内Wikiの形骸化
NotionやConfluence、社内独自のWikiシステムを立ち上げ、「ここに情報を集約しよう」と号令をかけた経験がある方も多いでしょう。しかし、多くの場合、これらの取り組みは時間とともに形骸化していきます。
- 初期は熱心に更新されていたページも、担当者の異動や業務の繁忙により更新が滞る
- 気づけば古い情報ばかりが残る「情報の墓場」と化してしまう
- 更新のインセンティブがなく、検索性も十分でない
- 結局は「誰も見ないから更新しない、更新しないから見ない」という悪循環
ファイルサーバーの迷路化
同様に、ファイルサーバーでの情報管理も限界を迎えています。長年にわたって蓄積されたフォルダ構造は、当初の設計意図を超えて複雑化し、どこに何があるのか把握できる人がいなくなっています。
私たちがお話を伺ったある商社では、ファイルサーバー内のフォルダ階層が最大で12階層に達しており、必要なファイルにたどり着くまでに10回以上クリックが必要なケースもあったといいます。
従来アプローチの本質的限界
これらの従来アプローチに共通する問題は、「正しい場所に情報を格納し、正しい経路で検索する」という前提に立っていることです。しかし、このアプローチは人間の記憶力と行動の一貫性に依存しており、組織が大きくなればなるほど破綻しやすいものでした。
第4章：AI時代の新しいナレッジマネジメント
では、この深刻な「属人化」という病から脱却するために、我々は何をすべきなのでしょうか。
AI技術、特に大規模言語モデル（LLM）とRAG（Retrieval-Augmented Generation）技術の発展により、ナレッジマネジメントに新しいアプローチが可能になっています。
検索から「見つかる」への転換
従来のナレッジマネジメントでは、ユーザーが正しいキーワードで正しい場所を検索する必要がありました。しかし、AI時代の新しいアプローチでは、「どこに格納されていても、意味的に関連する情報を見つけ出す」ことが可能になります。
ファイル名やフォルダ構造に依存せず、「顧客からのクレーム対応方法」と自然言語で問いかければ、関連するドキュメントや過去のメール、チャットの履歴までを横断的に検索できるのです。
業務の過程で自然と蓄積
従来の知識共有は、「わざわざ文書化する」という追加作業が必要でした。しかし、AI時代には、業務の過程で自然と知識が蓄積される仕組みが実現できます。
チャットでの質問と回答、リサーチ結果、業務の中での発見などを、ワンクリックでナレッジベースに保存。「文書を書く」という意識なく、日常業務の延長線上で知識が蓄積されていくのです。
暗黙知の形式知化
AIを活用することで、これまで言語化が困難だった暗黙知を抽出することも容易になっています。ベテラン社員がAIと対話する中で、その対話ログから知識を抽出し、ナレッジとして保存する。こうした手法により、本人も意識していなかった暗黙知を形式知化することが可能になります。
| 従来のアプローチ | AI時代のアプローチ |
|---|---|
| 正しい場所に格納 | どこにあっても発見 |
| キーワード検索 | 自然言語で質問 |
| 意識的な文書化 | 業務過程で自然蓄積 |
| 暗黙知は共有困難 | AIが暗黙知を抽出 |
| 手動で更新 | 自動で更新・整合性チェック |
表2：従来とAI時代のナレッジマネジメント比較
第5章：ZEROCKが実現する、組織知の民主化
ここまで、属人化という課題と、AI時代の新しいアプローチについて解説してきました。
「理想は分かった。でも、そんな仕組みを自社で一から構築するのは大変そうだ…」
そう思われた方も多いのではないでしょうか。ご安心ください。その課題を解決するために、私たちTIMEWELLが提供するのが、エンタープライズ向けナレッジAIプラットフォーム**「ZEROCK」**です。
ZEROCKは、まさにこれまで述べてきたような、属人化を解消し、組織的なナレッジ活用を実現するために設計されたプラットフォームです。
社内情報を10秒で発見
ZEROCKのgraphRAG技術により、社内に散在する情報を意味的につなぎ合わせ、必要な情報を10秒で見つけ出せる環境を提供しています。ファイルサーバー、グループウェア、チャットツールなど、複数のデータソースを横断的に検索可能です。
AIナレッジで知識を自動蓄積
ZEROCKの「AIナレッジ」機能では、業務の中で生まれた知識をワンクリックで保存。蓄積された知識は自動的に整理・関連付けされ、誰もが活用できる状態になります。
ベテランの知識を組織の資産に
ベテラン社員との対話を通じて暗黙知を抽出し、組織のナレッジベースに変換。退職や異動があっても、その知識は組織に残り続けます。
もちろん、エンタープライズでの利用を前提としているため、IPアドレス制限やシングルサインオン（SSO）といった高度なセキュリティ機能も完備。大企業でも安心して導入いただける環境をご用意しています。
結論：知識は組織の資産である
社内情報検索の非効率さと属人化は、単なる「不便さ」の問題ではありません。それは、組織の競争力に直結する経営課題です。
- 情報検索に費やす時間を削減できれば、その分を創造的な業務に充てることができます
- ベテラン社員の知識を組織知に変換できれば、退職リスクへの耐性が高まります
- 散在する情報を統合できれば、データドリブンな意思決定が可能になります
これからの時代、「個の力」に依存した属人的な組織運営から脱却し、知識を**「組織の資産」**として活用できる企業が、競争優位を獲得していくでしょう。
あなたの組織のナレッジマネジメントを、次のステージへ。ZEROCKにご興味をお持ちいただけましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。組織の課題に合わせた、具体的な活用方法をご提案させていただきます。
参考文献 [1] McKinsey Global Institute, "The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies", 2012 [2] Society for Human Resource Management, "Retaining Talent: A Guide to Analyzing and Managing Employee Turnover", 2022