大家好，我是株式會社TIMEWELL的濱本。
如果你在協會、專門職業公會或學會分會負責研習業務，想先請你回想一件事：每辦一場研習，花在講師和場地以外、用來對帳和核對名單的時間有多少？
在日本，常見的流程大概是這樣。報名用網路表單或電子郵件收，費用請學員用銀行匯款繳。日本的團體收款至今仍以匯款為主。錢一進來，就在試算表的學員名單上做記號；匯款人是公司名稱時，還得對出是哪一位報名者；過了期限沒繳的人，再寄信催繳。當天拿紙本名單報到，結束後再用Word一張一張做研習證明書。一年這樣重複十次、二十次的團體並不少見。
本文從「報名和繳費一次完成」重新整理這套流程，涵蓋會員與非會員價格、取消與退款、出席紀錄、研習證明書和全年的運作節奏，並附上可以直接修改使用的範本和檢查表。我也用各平台公開的費率，算了3,000日圓的研習、每場50人、一年辦12場時，實際能收到多少錢。
為什麼秘書處的時間都被對帳吃掉
研習和一般活動最大的不同在於：**同一個秘書處，每年要反覆辦很多場同樣形式的活動。**單場講座就算手工作業多一點，辦完也就結束了；研習則是照年度計畫一場接一場，手工作業會隨場次一路累積。
在日本，這種反覆有制度上的原因：好幾種專門職業都被要求持續進修。以負責稅務申報代理的「稅理士」為例，日本《稅理士法》第39條之2要求稅理士參加所屬稅理士會和日本稅理士會聯合會（日稅連）舉辦的研習，以提升專業素質1。日稅連的會則寫得更直接：稅理士「必須」參加研習，而且每位會員前一年度的研習時數會公開在日稅連的網站上2。近畿稅理士會也明白告訴有意投入的人：稅理士每年必須參加36小時以上的研習3。即使如此，日稅連公布的2022年度研習義務達成率速報值只有69.2%4，並在同一份報告中把擴大研習機會列為課題。也就是說，方便參加的研習，需求還沒有被填滿。
日本的公認會計師也是同樣的結構。《公認會計士法》第28條規定會計師要參加日本公認會計士協會舉辦的研習5，協會的CPD制度要求過去三個年度合計120學分以上、當年度至少20學分，未達標者可能被要求補修，甚至公告姓名6。
對學員來說，這些研習是履行義務的方式；對主辦團體來說，則是整年不中斷的業務。讓秘書處卡住的，是報名和繳費從兩條不同的管道進來。名單在表單裡，錢在銀行帳戶裡，每一場都得有人把兩邊接起來。匯款人常常是會計事務所或公司名稱，遇到同姓的報名者，還得打電話確認。
學員也要付出成本。以三菱UFJ銀行為例，網路銀行跨行匯款未滿3萬日圓要154日圓7，等於3,000日圓報名費的5.1%。學員付了手續費，秘書處付出了時間，我認為雙方都沒有得到任何好處。
報名和繳費一次完成，會員與非會員分開定價
解決方向很清楚：**讓學員在報名頁面上直接付款。**報名資料和付款從一開始就在同一筆紀錄裡，不需要對帳；沒付款就無法完成報名，也就不需要催繳。
用TIMEWELL BASE建立研習頁面時，秘書處要做的事如下：填入研習名稱、日期時間、實體或線上、名額、報名截止和取消截止；設定票種；在報名表單加上需要的欄位。我們對外說明，活動頁面大約60秒就能完成，宣傳文案的草稿也可以請AI協助8。
會員與非會員的價格，可以用同一個研習頁面放多種票種來區分。例如建立「會員 3,000日圓」和「非會員 5,000日圓」兩種票，各自設定價格、販售期間和名額分配9，再把會員編號或執業登記號碼設為必填欄位。
這裡要說清楚：BASE不會自動比對團體的會員名冊，判斷報名者是不是真正的會員，這一步仍由團體自己做。報名名單可以匯出CSV，拿會員編號和名冊比對，就能找出誤用會員價的非會員9。另一個方法是只寄給會員折扣碼。折扣可以選百分比或固定金額，也能設定可使用張數、有效期限和適用票種10。把折扣碼放在會刊或會員信裡，一般大眾看到的就只有非會員價。
付款以刷卡為主，符合條件的研習也可以開放日本的超商繳費11。手續費是刷卡營業額的4.8%，超商繳費則是4.8%再加每筆訂單120日圓，學員不需要另外負擔手續費12。
有一件事最好先確認：收據。刷卡付款後，學員會收到Stripe寄出、以TIMEWELL名義開立的收據13。如果有學員需要以協會名義開立的收據或請款單，請先和會計人員商量，是否由協會另外開立。如果有相當比例的學員是只能憑請款單付款的企業，只對這一群人保留匯款，也是很實際的做法。收據與請款單的細節，我在在日本辦付費講座怎麼收費有更完整的說明。
取消與退款，關鍵在截止日放在哪裡
取消引起的糾紛，幾乎都發生在「到什麼時候還能退款」不清楚的時候。我建議的規則很單純：退款截止日訂在研習日前幾天，截止前全額退款，之後不退。
BASE的每個研習頁面都能設定報名截止和取消截止，取消規定可以從範本選，也可以自己寫8。退款由秘書處在參加者管理畫面處理，可以全額也可以部分退款14。
實務上有三點要注意。第一，取消和退款是兩個獨立的操作。取消票券不會自動退款，退款也不會取消出席資格14。這種彈性很方便，但作業手冊裡最好兩個步驟都寫上，避免只做了一半。
第二，退款也有手續費。刷卡退款是退款金額的4.8%，超商繳費退款每筆275日圓，由主辦方負擔12。3,000日圓全額退款，協會要負擔144日圓。可以先看一年大約有多少筆取消，再決定取消規定裡要不要加收手續費。
第三點最重要：撥款作業一開始，就無法退款了14。票券營收會在活動結束後5個營業日內撥款12，所以取消截止日原則上要放在研習日之前。如果整場研習停辦，停辦這個動作也不會自動退款，必須另外處理15。
出席紀錄與研習證明書
研習和一般活動的另一個差別是：**「有出席」這件事本身就需要證明。**學員要向所屬團體申報時數或學分，或向公司回報。秘書處必須正確保留出席紀錄，並據此開立證明書。
實體研習如果改用QR Code報到，紀錄就會自動留下。每位報名者都會拿到附QR Code的票券，當天秘書處用手機相機，或用USB、藍牙連接的條碼掃描器讀取即可16。比在紙本名單上打勾快，而且誰在幾點報到都有紀錄。研習結束後，可以在畫面上看到報到率，以及預計參加、已參加、已取消、未到的分布17。
另一方面，就我們對外的產品說明而言，BASE並不負責開立研習證明書，也不會累計每位會員的年度研習時數。時數和學分怎麼認列由各專業的規定決定，我認為這本帳應該放在團體自己的系統裡。比較實際的分工，是把出席資料匯出成CSV，再套進證明書的合併列印和團體的研習紀錄。線上研習的出席確認，也由團體自訂規則，例如以繳交課後問卷作為完成條件；BASE可以設計並寄送課後問卷8。
以下是團體可以直接修改使用的研習證明書範本。
研習證明書
證書編號：（例）2026-研-012-0034
姓名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
會員編號／執業登記號碼：＿＿＿＿＿＿＿＿
茲證明上述學員已參加下列研習。
課程名稱：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
日期時間：20＿＿年＿＿月＿＿日（＿）＿＿:＿＿至＿＿:＿＿
上課形式：實體（地點：＿＿＿＿＿＿）／線上
上課時數：＿＿小時＿＿分鐘（扣除遲到、早退後的實際時數）
講師 ：＿＿＿＿＿＿＿＿
出席確認：當天報到紀錄（報到時間 ＿＿:＿＿）及課後問卷繳交
備註：
1. 本研習能否認列為您所屬團體的研習時數或學分，依所屬團體規定辦理。
是否需要申報，請洽您所屬的團體。
2. （由本會核給學分時）本研習核給學分：＿＿學分
20＿＿年＿＿月＿＿日
（團體名稱）
（負責人職稱、姓名） 簽章
（秘書處聯絡方式）
重點有兩個：上課時數寫「實際時數」，以及把學分由誰認定寫清楚。在需要向上申報時數的專業，遲到和早退一定會有人來問，有報到時間紀錄就能拿出根據回答。證書編號用「年度、場次編號、學員流水號」的方式編，補發時也能從紀錄裡快速找到。
3,000日圓×50人×一年12場，實際收到多少
接下來看數字。報名費3,000日圓、每場50人，一場營收15萬日圓，一年12場共180萬日圓。下表列出扣掉金流和撥款費用後實際收到的金額。條件是我們在2026年9月28日於各平台官方收費頁面確認的內容，假設全部刷卡、沒有取消。平台名稱不列出，只依收費方式分類。
| 收費方式 | 每場手續費 | 每場撥款費用 | 每場實收 | 全年實收 |
|---|---|---|---|---|
| TIMEWELL BASE（Free，月費0日圓） | 7,200日圓 | 200日圓 | 142,600日圓 | 1,711,200日圓 |
| TIMEWELL BASE（Lite，月費2,980日圓） | 7,200日圓 | 200日圓 | 142,600日圓 | 1,675,440日圓 |
| 費率＋固定費型（4.8%＋每筆報名99日圓，每次撥款210日圓） | 12,150日圓 | 210日圓 | 137,640日圓 | 1,651,680日圓 |
| 費率＋固定費＋月費型（6.1%＋每張99日圓，月費1,650日圓） | 14,100日圓 | 未載明 | 135,900日圓 | 1,611,000日圓 |
| 固定費率型（8%） | 12,000日圓 | 未載明 | 138,000日圓 | 1,656,000日圓 |
| 付款連結型（3.6%，撥款免費） | 5,400日圓 | 0日圓 | 144,600日圓 | 1,735,200日圓 |
BASE的撥款費用由主辦方負擔，依銀行而不同，這裡以參考值200日圓計算。每場研習分別撥款，一年12場就是12次。「未載明」表示官方收費頁面沒有寫撥款條件，實際實收可能比表中更少。
從表中可以看出兩件事。第一，在3,000日圓的價位，每筆報名的固定費很吃重。99日圓等於報名費的3.3%，只比費率就會忽略。
第二，單純的付款連結比BASE便宜，這一點我不打算隱瞞。如果只是要收錢，它比較划算。但付款連結沒有報名表單、名額管理、QR Code報到、對學員發信，也沒有取消和退款的管理。如果這些要靠其他工具補，把那份工夫也算進去，比較才公平。
也提一下方案的選擇。依收費頁面，同時進行中的活動數量Free為2場、Lite為5場、Pro為100場。對學員寄信的功能Free沒有，Lite每月2,000封，Pro每月5萬封12。如果同時開放接下來兩三場的報名，又要寄提醒信，Lite會是比較實際的選擇；即使如此，全年實收仍高於費率＋固定費型。
用銀行匯款收，錢會全額進到協會帳戶，但學員要付匯款手續費，秘書處則要花時間對帳和催繳。這段時間每個團體差很多，我無法替你估算。建議實際量一次單場研習花在對帳和催繳的時間，再乘上人員的時薪，那才是匯款真正的成本。
和會員管理系統的分工，以及全年的運作節奏
想把研習報名系統化時，很多團體會考慮導入會員管理系統。這類產品把會員資料庫、年費請款、會員專區、研習紀錄、學分管理和證明書開立整合在一起，適合規模較大的團體。但導入時要搬移名冊、設定畫面，也有固定月費；對一年只辦幾場研習的團體，或各自運作的地方分會來說，負擔偏重。
BASE適合的是比較窄的用途：**今天就把下個月研習的報名頁面開出來。**複製上一場研習，改日期和標題，新頁面就會以草稿形式建立，參加者資料不會帶過去，每一場都從乾淨的狀態開始收報名18。會員名冊和年度研習紀錄留在原本的系統，報名、繳費、報到交給BASE。我認為這樣的分工最不勉強。
最後附上全年研習營運的檢查表。年初做一次，之後每一場都照同樣的順序跑。
【年初（一年一次）】
□ 確定年度研習計畫（主題、日期、場地、講師）
□ 訂定費用（會員價、非會員價、學生等身分別）
□ 訂定取消規定（退款截止日、退款手續費如何處理）
□ 決定研習證明書格式與證書編號規則
□ 和會計人員確認收據與請款單的處理方式
□ 建立第一場研習頁面，保留為「母版」
【每場：研習前6到8週】
□ 複製母版，修改日期、標題、講師、名額
□ 設定會員票、非會員票與販售期間
□ 在報名表單加入會員編號或執業登記號碼欄位
□ 若發會員折扣碼，決定可使用張數與期限
□ 公開研習頁面，透過會刊與會員信通知
【每場：報名截止前後】
□ 將報名名單與會員名冊比對，確認身分別是否正確
□ 額滿即停止販售，決定候補的處理方式
□ 處理取消截止前的退款申請（取消與退款是兩個操作）
□ 研習前一天寄出提醒信
【每場：當天】
□ 準備報到用裝置（手機或支援QR Code的掃描器）
□ 以QR Code報到，遲到與早退另行記錄
□ 寄出課後問卷
【每場：結束後一週內】
□ 將參加者名單匯出CSV，更新研習紀錄
□ 開立研習證明書（註明實際時數與學分認列方式）
□ 確認撥款（活動結束後5個營業日內）並入帳
【年底（一年一次）】
□ 統計每位會員的年度研習時數或學分
□ 評估是否提醒時數偏少的會員
□ 依出席率、取消率、問卷結果調整下年度計畫
重點整理
- 研習秘書處的手工作業，大多來自報名和繳費走兩條不同的管道
- 在報名頁面直接完成繳費，對帳和催繳會一起消失
- 會員與非會員價格，可以用多種票種加會員編號欄位，或用會員折扣碼來區分
- 取消截止日要放在撥款之前，取消和退款要分開處理
- 研習證明書和年度研習紀錄由團體自己保管，出席資料用CSV匯入
- 以3,000日圓×50人×12場來看，沒有每筆固定費的收費方式實收比較多
不需要一次把整套做法換掉。下一場研習先試著在同一個頁面收報名和繳費，量一量對帳時間少了多少。有了這個數字，剩下的11場要怎麼辦，自然就有答案。
想具體討論研習的年度營運或會員價格設計，可以看TIMEWELL BASE，或從聯絡我們聯繫。活動手續費最後流向哪裡，我在活動手續費到底流去哪裡有詳細拆解。
參考文獻
Footnotes
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日本稅理士會聯合會會則（日文）。第65條第1項（必須參加研習，2014年10月15日修正）、第94條第1項第7款（公開前一年度研習時數與免除紀錄，2015年4月23日增訂）及同條第3項（刊登於本會網站） ↩
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匯款手續費一覽（三菱UFJ銀行，日文）。個人客戶、網路銀行、跨行、未滿3萬日圓 ↩
-
建立活動（TIMEWELL BASE說明中心，日文）。60秒完成頁面依本公司TIMEWELL BASE產品頁 ↩ ↩2 ↩3
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收費方案（TIMEWELL BASE），2026年9月28日確認。撥款匯費（主辦方負擔、依銀行而異、參考值約200日圓）依本公司確認。其他平台的條件於同日在各平台官方收費頁面確認 ↩ ↩2 ↩3 ↩4
