大家好，我是TIMEWELL的濱本。
看公部門與支援設施的社群營運，常常看到同一個形狀的中斷。
剛開始的時候是有熱度的。開幕活動聚了人、交換了名片、拉了聊天群組。大概動個半年。然後承辦人調職，等下一位承辦人到任的時候，名冊、過去誰來過、哪一場比較熱絡，全都沒有被交接。
原因不是熱情，是結構。 這篇文章寫的是換了承辦人也能繼續運轉的社群設計，以及處理報名費時的實務。
先講重點。
- 續不下去的原因，是名冊與活動履歷綁在承辦人個人身上
- 每次重做報名表單的做法，活動一結束關係就斷了
- 公部門的活動多半免費，所以價值的核心不是手續費，是場的延續
- 要收費的話，先決定誰是主辦方。 公款的收納是另一件事
續不下去的原因在交接的結構
支援設施的社群停下來的流程，大致是固定的。
第一年。 承辦人很熱心地辦活動。參加者清單在自己的Excel裡，通知寄到郵件收件人欄排出來的地址。報名每次都用免費的表單工具臨時做一個。
第二年。 活動的間隔拉開。想再通知上次來過的人，得先從「清單是哪個檔案」開始找。表單的結果散在不同的試算表裡。
第三年。 人事異動。下一位承辦人在共用資料夾找到舊清單，但看不出來是什麼時候的。寄出去一半退信。結果又要從第一場活動重來。
這個流程裡，沒有一個環節是承辦人偷懶。唯一的原因，是名冊與活動履歷綁在個人而不是設施身上。
要修正並不難。參加者報名的當下就被登錄為這個設施社群的成員，名冊就留在設施。活動履歷也累積在同一個地方。承辦人交接的時候，交的是帳號權限。
從個資處理的角度，這樣也比較安全。參加者的聯絡方式放在承辦人個人的Excel或個人帳號裡，每次有人離職或調動就懸在半空。用設施的名義管理，只換人就好。
單場的表單，是在切斷關係的工具
還有一點常被忽略。每辦一場活動就重做一次報名表單，等於每次都在把關係重設。
表單是用來收報名的工具，活動結束它的任務就完成了。聚在那裡的聯絡方式，除非承辦人手動搬到別的地方，否則就睡在那份回覆清單裡。
從參加者的角度看是這樣：報名了第一場、也出席了。第二場的通知可能會來，也可能不會。就算來了，也要再填一次姓名與郵件地址。來過三次的人，跟第一次來的人，待遇一模一樣。
想把它養成社群，這裡就得改。設計成報名不是「出席」而是「加入」。第一次參加就成為成員，第二次開始會收到通知、報名不用重填姓名，來過幾次也留在紀錄裡。
看起來是很細微的差別，但做滿三年之後的差距會很大。
要收費的話，先決定主辦方
有公部門或公家設施涉入的時候，報名費的處理要小心。
先講事實：公部門主辦的講座與活動，多半是免費的。 收費的也幾乎都落在材料費、場地費這類實費水準。這個前提先抓住比較好。
在這個前提下，如果要收費，誰當主辦方，處理方式會完全不同。
執行委員會或營運團體當主辦方的情況。 報名費是該團體的收入，跟民間活動一樣處理，用平台收款、入到團體的帳戶，走一般流程就可以。支援設施的社群活動，多半是這個形式。
公部門本身主辦、報名費要列入歲入的情況。 這就是另一回事了。公款的收納有地方自治法上的機制，第三方要代收需要各自治體的程序。「開個帳號今天就能收錢」這種說法，在這裡是不成立的。 務必先跟主管單位與會計確認。
實務上，從實費徵收開始比較現實。 需要材料費的工作坊、聚餐的餐飲費、資料的實費。金額小、參加者也容易接受、主辦方也好整理。做成事前付款，當天就不用收現金與準備零錢。
另外，金額愈小，銀行轉帳愈不划算。三千日圓的會費跨行轉帳，手續費一百五十四日圓，等於會費的百分之五點一，比刷卡的百分之三點六還高1。手續費的內部結構，我在活動手續費到底流去哪裡拆解過。
免費的活動，也有放上去的意義
「我們只辦免費活動，不需要金流服務。」這句話常聽到。
手續費只有收費時才產生，免費使用不會有費用。在這個前提上，還有一塊是對免費活動特別有效的。
免費活動的參加門檻低，相對地關係也容易斷。 報名、來了、結束。沒有任何東西保證會有下一次。做成參加者以設施社群成員的身分留下來，「下一次還能發通知」的狀態就維持得住。 這一點跟收不收費無關。
支援設施還有另一件更大的事，就是進駐企業與畢業企業之間的連結。 已經離開設施的公司，跟現在還在裡面的公司。這兩群連得起來的設施，跟斷開的設施，作為一個場的價值完全不同。畢業的企業可以用自己的節奏接收資訊，需要的時候回得來。那個入口在哪裡，取決於名冊放在哪裡。
SHIN MINATOMIRAI的運作
講一個具體的例子。神奈川縣的新創支援據點SHIN MINATOMIRAI，社群營運正式採用了TIMEWELL BASE。
（先揭露一下：我們公司本身也進駐在這個設施。 我是站在日常使用者的立場在寫。）
支援設施的社群，有一般活動營運沒有的條件。
進駐者、畢業企業、外部參加者混在一起。 不是所有人都寄同一封通知就好，有時候想分對象。
活動的種類很廣。 路演、讀書會、交流會、專家諮詢會。規模與形式都不一樣。
承辦人會換。 這一點我會一直重複。有行政或外圍團體涉入的設施，必須以「兩到三年換一輪人」為前提來設計。
針對這三點，需要的不是花俏的功能，而是開活動要快，以及名冊要留在設施這兩件事。活動頁六十秒做得出來，承辦人就能把時間花在企劃內容上。參加者直接成為成員，下一位承辦人只要接名冊就好。
要開始的順序
要新建或重建的話，步驟如下。
1. 用設施的名義開帳號。 不要用承辦人個人的帳號開始。這一步錯了，後面全部都會綁回個人。
2. 把第一場活動開出來。 不要等完美的設計。先把一場活動放出去、開始迎接參加者。
3. 把報名與成員登錄合成一件事。 不要把出席表單跟名冊分開拿。分開就一定會產生手工搬資料。
4. 第二次的通知，不要重新收一次名單就發出去。 做到這一步，機制就開始轉了。
5. 交接的時候交權限，不是交檔案。 這樣斷點就消失了。
6. 要不要收費，之後再決定。 先用免費跑起來，出現需要實費的企劃時再穿插收費的場次就好，不必一開始就決定。
總結
- 社群續不下去不是熱情的問題，是名冊與活動履歷綁在個人身上的結構問題
- 單場的報名表單，每辦完一場就把關係切斷一次
- 要收費的話先決定誰是主辦方。公部門要列入歲入的話就是公款收納的議題，要跟主管單位與會計確認
- 免費活動的價值，在於維持得住「下一次還能發通知」的狀態
- 交接的是帳號權限，不是檔案
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參考資料
Footnotes
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匯款手續費一覽（三菱UFJ銀行，日文）。個人客戶、含稅。網路銀行跨行轉帳未滿三萬日圓一百五十四日圓、三萬日圓以上二百二十日圓，出自該頁。刷卡百分之三點六出自Stripe的日本費率 ↩
