同學會別再讓幹事墊錢｜用順序消掉收款與代墊

大家好，我是TIMEWELL的濱本。

接下同學會幹事的人，腦中想的大概是座位表和流程。實際做起來，最耗神的是錢。

看不出是誰匯的入帳。用婚後姓氏匯款、對不上名冊。要發三次的催繳訊息。還有場地訂金，因為還沒收到任何錢，只能從自己的戶頭先出。到了當天，要準備零錢、報到會排隊，臨時不來的人那一份還得有人吸收。

這篇文章要講的是，把順序換一下，同時消掉三件事：轉帳手續費、對帳與催繳的手工作業、以及幹事的代墊。

先講重點。

• 3,000日圓的會費用銀行轉帳，手續費是5.1%，比刷卡的3.6%還高
• 用ATM現金是880日圓，等於會費的29%
• 改成事前收款，對帳、催繳、代墊會同時消失
• 同學會真正的資產不是當天，是名冊，而它從來沒有被交接下去

「轉帳比較便宜」不成立

先講最常見的誤解。

「不想被抽手續費，所以請大家轉帳。」不只同學會，任何社群收款都聽得到這個判斷。但是金額愈小，轉帳反而愈貴。

以三菱UFJ銀行的轉帳手續費（個人、含稅）來看¹：

管道	同行	跨行 未滿3萬	跨行 3萬以上
網路銀行	免費	154日圓	220日圓
ATM（金融卡）	110日圓	275日圓	275日圓
ATM（現金）	550日圓	880日圓	880日圓
臨櫃	880日圓	990日圓	990日圓

3,000日圓的會費用網路銀行跨行轉帳是154日圓，等於會費的5.1%，高於刷卡的3.6%。用ATM現金是880日圓，29%；臨櫃990日圓，33%。

會費6,000日圓的話，154日圓是2.6%，和刷卡差不多。轉帳要明顯划算，得等會費超過1萬日圓。

而且這筆手續費是參加者付的。幹事那一側的成本是另一回事，而且更大。

手工作業比手續費重

用轉帳收款，留在幹事手上的是這些工作。

**對帳。**看存摺或網路銀行的明細，一筆一筆跟名冊比對。**用婚後姓氏匯款就對不起來。**在同學會這種很多人改過姓的場合，每次都會發生。還會混進公司名義、家人名義的匯款。

**催繳。**過了期限要發訊息。一次不夠。沒回的人要個別聯絡，而且得從「到底來不來」重新問起。

**確定人數。**場地要一個數字。轉帳沒收齊就定不下來，只能在沒確定的狀態下跟場地談。

這些全部是幹事的時間。50人的會，一個人花5分鐘就是4小時多。這比手續費的總額貴得多。

改成事前刷卡，這三件事一次消失。誰付了系統有紀錄，不用對帳；沒付的人是一份清單，催繳發一次就好；人數在截止當下就確定。

沒有人該替場地墊錢

還有一個很少被討論的負擔：場地訂金。

不少場地會要求事前先付一部分或全額。如果會費是當天收，那個時間點手上沒有錢，只能有人先墊，而那個人通常是幹事。

然後當天有人沒來。同學會特別容易發生，因為是隔五年、十年才見一次的聚會，臨時改行程的人一定有。那一份場地費，就變成墊錢的幹事自己吸收。

事前收款會讓這個結構消失。開始前錢就進來了，不需要墊；沒來的人也已經付過了；取消的規則寫在通知裡就好，完全不必用幹事的戶頭去承擔。

有人說「講錢很尷尬」。會尷尬是因為當天要收現金。在報名的當下就把付款完成，當天就一次都不會提到錢。

手續費的去向，講得出來

事前收款會產生手續費。這點誠實講。

刷卡手續費要3〜5%，不是因為平台在抽，而是**特約商店手續費約有七成流向參加者的發卡公司。**這個數字出自日本2021年6月內閣會議通過的成長戰略實行計畫，公正交易委員會的實態調查報告書有引用²。JCB也公開了配分比例為發卡端3比收單端1，水準一致³。

以5,000日圓的票來說，被扣的240日圓裡，留在平台的大概是60日圓。完整的拆解寫在活動手續費到底流去哪裡。

也就是說，參加者問「為什麼要收手續費」的時候，你答得出來，而且可以說明它往往比每個人各自付轉帳手續費更便宜。

比較時有一點容易漏掉：**每筆的固定金額。**有些服務是「費率＋99日圓」，會費3,000日圓的話，那99日圓等於再加3.3%。只看費率會誤判實際負擔。

真正的資產是名冊，不是當天

這是我認為最重要的一段。

同學會隔五年、十年辦一次。**這中間聯絡方式會變。**搬家、換工作、結婚、換號碼。上一份名冊到了要用的時候，有一半已經是死的。

所以下一任幹事要從重建名冊開始。找出還留著舊檔的人、透過共同朋友問、在社群媒體上找。這是籌備同學會最花時間的工作，而且每一輪都從零再做一次。

原因是名冊放在某個人的試算表或群組裡。幹事一換就沒了；就算交接了也沒更新；而且個資由誰負責保管，始終含糊。

如果參加者在報名的當下就成為社群成員，這件事就變了。名冊屬於**「會」而不是某個人**，聯絡方式變了本人自己更新，下一次的通知不必重建就能發出去。

**收款是今年就結束的工作，名冊卻會影響往後十年。**該把哪一邊做成機制，答案很明顯。

把順序排出來

1. **決定日期，做好通知頁。**日期、場地、會費、截止日，有這些就能開始收報名，不需要做得多精緻。
2. **把通知發出去。**有舊名冊就用，沒有就透過學年幹事和共同朋友。發一個網址就好。
3. **報名和付款一起收。**出席和會費分開收，才會產生對帳。一次做完，對帳這件工作就不存在了。
4. **截止時確定人數，告訴場地。**這時錢已經進來，訂金也付得出來。
5. **當天不談錢。**報到只確認名字。沒有零錢、沒有排隊、沒有尷尬。
6. **把名冊留在會裡。**連同照片和紀錄一起，下一次的通知會好寫很多。

已經有人在用

TIMEWELL BASE就是為了讓這個順序成立而做的。通知頁60秒做好，出席和付款在同一條動線完成，報名的人直接成為社群成員。手續費是付費活動的4.8%，沒有每筆的固定金額，也沒有月費。

同學會的幹事已經在用。他們給的理由是費率，以及社群功能一開始就有，而且不用設定就能用，不必為了保管名冊再簽一個服務。

公部門也在用。神奈川縣的新創支援據點 SHIN MINATOMIRAI，已正式採用來營運社群。同學會和地方政府的社群看起來很遠，但它們有同一個問題：負責人一直在換，要怎麼把一個聚會持續辦下去。

總結

• 3,000日圓的會費，轉帳5.1%比刷卡3.6%貴。金額愈小，刷卡愈有利
• 事前收款會同時消掉對帳、催繳、代墊
• 當天不用談錢，尷尬也跟著消失
• 手續費約七成流向發卡公司，被問到答得出來
• 真正的資產是名冊。留在會裡，下一任幹事的工作量少一半

想具體討論同學會或地方社群的營運，可以看TIMEWELL BASE，或從聯絡我們聯繫。

參考文獻

Footnotes

1. 轉帳手續費一覽（三菱UFJ銀行）。個人客戶、含稅 ↩

2. 信用卡交易實態調查報告書（日本公正交易委員會，2022年4月）。「約七成」出自該報告書引用的成長戰略實行計畫（2021年6月18日內閣會議通過） ↩

3. 信用卡特約商店手續費配分比例的公開（日本公正交易委員會，2023年6月1日），以及株式會社JCB的公開資料 ↩