こんにちは、株式会社TIMEWELLの濱本隆太です。
イベントを初めて主催するとき、「何から準備すればいいのかわからない」「タスクの抜け漏れが怖い」と感じる方は多いのではないでしょうか。イベント準備には企画立案から会場手配、集客、当日運営まで膨大な作業が伴い、平均で約100時間の工数がかかると言われています。
本記事では、イベント準備を体系的に進めるためのフォーマットと、作業を効率化する管理アプリを比較紹介します。初心者でも抜け漏れなくイベントを成功に導くためのガイドとしてお役立てください。
イベント準備の全体像：必ず押さえるべき5つのフェーズ
イベント準備は、大きく5つのフェーズに分けて管理することで、作業の全体像を把握しやすくなります。
| フェーズ | 主な作業 | 目安時期 |
|---|---|---|
| 1. 企画立案 | 目的設定・ターゲット選定・テーマ決定・KPI設定 | 3～6か月前 |
| 2. 準備・手配 | 会場予約・講演者依頼・予算確定・スタッフ配置 | 2～3か月前 |
| 3. 集客・広報 | 告知サイト作成・SNS発信・メール配信・チケット販売 | 1～3か月前 |
| 4. 当日運営 | 受付・進行管理・機材管理・トラブル対応 | 当日 |
| 5. フォローアップ | アンケート集計・お礼メール・レポート作成・振り返り | 終了後1週間以内 |
各フェーズでやるべきタスクを可視化し、担当者と期限を明確にすることが、抜け漏れ防止の第一歩です。
フォーマット活用術：WBSとPMBOKで体系的に管理
イベント準備を効率的に進めるには、プロジェクト管理のフォーマットを活用するのが効果的です。代表的な2つの手法を紹介します。
WBS（Work Breakdown Structure）
WBSは作業を階層的に分解し、タスクの全体像を「見える化」する手法です。イベント準備に適用する場合、以下のように分解します。
- レベル1：イベント全体
- レベル2：企画、会場、集客、運営、フォローアップ
- レベル3：各カテゴリの具体的タスク（例：会場→候補リスト作成→下見→契約）
- レベル4：サブタスク（例：契約→見積比較→決裁申請→契約書締結）
PMBOK（Project Management Body of Knowledge）
PMBOKは、プロジェクト管理の国際標準として広く知られるフレームワークです。イベント準備に特に有効な管理領域は以下の通りです。
| 管理領域 | イベントでの適用 |
|---|---|
| スコープ管理 | イベントの範囲と成果物を明確に定義 |
| スケジュール管理 | タスクの依存関係と期限をガントチャートで管理 |
| コスト管理 | 予算計画と実績の差異をモニタリング |
| リスク管理 | 天候・集客不足・機材トラブルなどのリスクと対策を事前策定 |
| コミュニケーション管理 | スタッフ・講演者・参加者への情報共有ルールを策定 |
これらのフォーマットは、イベントの規模や目的に応じて組み合わせて使うのが効果的です。
イベント準備チェックリスト：主要タスク一覧
以下は、一般的なセミナー・カンファレンス形式のイベントにおける準備チェックリストです。
企画フェーズ
- イベントの目的・ゴールを明文化する
- ターゲット層と想定参加者数を設定する
- テーマ・コンセプトを決定する
- 概算予算を策定する
- 主要KPI（集客数、満足度、商談数など）を設定する
準備フェーズ
- 会場の候補をリストアップし、下見・予約する
- 講演者・ゲストを選定し、依頼・契約する
- スタッフの役割分担を決定する
- 機材（プロジェクター、マイク、配信機材など）を手配する
- タイムテーブルを作成する
集客フェーズ
- イベント告知ページを作成する
- SNS・メールマガジンで情報発信する
- 必要に応じてプレスリリースを配信する
- チケット販売・参加登録の仕組みを構築する
- 参加者向けリマインドメールを設定する
当日・フォローアップ
- 受付体制（QRコード・名簿確認）を準備する
- 運営マニュアル・進行台本を最終確認する
- 緊急連絡体制を構築する
- アンケートを配布・回収する
- お礼メールを送付し、次回イベントの案内につなげる
おすすめイベント管理アプリ5選を徹底比較
イベント準備を効率化するアプリを、機能・特徴ごとに比較します。
| アプリ | 主な強み | AI機能 | 料金 | おすすめ対象 |
|---|---|---|---|---|
| Trello | カンバン方式で直感的にタスク管理 | なし | 無料～ | 小規模イベント |
| Asana | テンプレート豊富、ガントチャート対応 | AI要約あり | 無料～ | 中規模チーム |
| Notion | ドキュメント+データベースを一元管理 | AI機能あり | 無料～ | 情報共有重視 |
| シャノン | 大規模イベント向け、MAツール連携 | なし | 要問合せ | 法人向け大型イベント |
| TIMEWELL BASE | 生成AIで企画～フォローを一気通貫 | 生成AI搭載 | 要問合せ | 初心者～中級者 |
Trello
カンバン方式のタスク管理ツールです。イベント準備の各項目をカードとして作成し、「準備中」「進行中」「完了」とステータスを移動させることで、全体の進捗を視覚的に把握できます。チェックリストや締め切り設定、ファイル添付機能もあり、小規模イベントの管理に適しています。
Asana
プロジェクト管理に特化したツールで、タスクの作成・割り当て・スケジュール管理・ファイル共有など、イベント準備に必要な機能が揃っています。イベント企画用のテンプレートが豊富に用意されているため、初めてでもすぐに活用できます。ガントチャート表示にも対応しており、タスクの依存関係を把握しやすい点が強みです。
Notion
ドキュメント管理とデータベース機能を兼ね備えた万能ツールです。ページの階層構造を活用して企画書・議事録・タスク管理を一元化できます。2026年現在ではAI機能も統合されており、文書の要約や草案作成にも対応しています。
TIMEWELL BASEで実現する「生成AI×イベント運営」
TIMEWELL BASEは、生成AIとマッチング機能を搭載した次世代のイベントプラットフォームです。イベントの企画から集客、開催、フォローアップまでをAIの力でトータルにサポートします。
生成AIによる作業時間の大幅短縮
イベント主催者の運営工数は平均約100時間と言われていますが、TIMEWELL BASEの生成AI機能を活用することで、大幅な時間短縮が可能です。
- イベント企画文の自動生成：概要を入力するだけで、イベント名・案内文・集客ターゲットの提案を自動作成
- 集客文の作成支援：ターゲットに最適化されたSNS投稿文やメール文面を生成
- アンケートの自動作成：イベントの目的に合わせた設問を自動設計
マッチング機能で参加者の交流を促進
イベント参加者の約50%が「交流・人脈作り」を参加理由に挙げていますが、初対面同士の交流はハードルが高いものです。TIMEWELL BASEの興味タグ機能は、参加者同士の共通の話題を可視化し、交流のきっかけを自然に生み出します。
コミュニティ機能で持続的な価値を創出
2024年の大幅アップデートにより、コミュニティ機能が強化されました。月間PV1.5万超、イベント掲載数600件以上のプラットフォームに成長しています。
- メッセージ機能（相互フォロワー間）
- 参加予定イベントのカレンダー表示
- イベント共催機能
- イベントレポートの自動生成
イベント当日だけでなく、継続的なコミュニティ形成を支援する点が、他のイベント管理ツールにはないTIMEWELL BASEの強みです。
まとめ
- イベント準備は「企画→準備→集客→運営→フォローアップ」の5フェーズで管理するのが効果的
- WBSで作業を階層分解し、PMBOKの管理領域を適用することで抜け漏れを防止できる
- Trello・Asana・Notionなどの定番ツールは、イベントの規模と目的に応じて選択する
- TIMEWELL BASEなら、生成AIでイベント企画・集客文・アンケートを自動生成し、準備時間を大幅短縮できる
- マッチング機能と興味タグで参加者の交流を促進し、満足度向上につなげられる
- コミュニティ機能の活用で、イベント単発ではなく持続的な関係構築が可能
参考文献
- イベント企画のチェックリスト - SurveyMonkey
- イベント管理に役立つツール7選 - Asana
- 2026年最新 イベント管理システム比較22選 - 起業LOG
- TIMEWELL BASE 大幅アップデート - PR TIMES
- 2026年最新 イベント管理システム7選 - ビヨンド入退くん