大家好，我是TIMEWELL的濱本。
接單的時候，客戶會把圖面送過來。郵件附檔、共用資料夾的連結、紙本，偶爾還有傳真。把這張圖直接丟到現場的公司，比想像中多。
然後就會發生這些事故。用舊版做出整批，全部重來。 看不懂的指示照著往下做，交貨時被說不對。工作結束之後，才發現原來有返還義務。把工序委外，結果那違反契約。
這些全都是收件後幾分鐘內就能擋下來的類型。這篇文章列出從受領到開工之間要看的十二點，也準備了受領台帳的表單。
先講重點。
- 最花錢的事故是用舊版做。 收件時記錄版次就能防
- 客供圖面所有權在對方。 目的外使用與再委託會受限
- 返還或銷毀義務，與保存製造紀錄的需求，有可能衝突
- 看不懂、不確定的，開工前問。 開工後才問，立場會變差
受領後要看的十二點
先看圖面本身（1〜5）
1. 圖號與版次。 最重要。收到沒有標版次的圖面，一定要確認那是不是最新版。 就算對方說「跟上次一樣」，也要把上次是什麼時候、哪一版跟紀錄核對。
2. 受領日與受領途徑。 什麼時候、從哪裡收到。郵件就記寄件人與時間，共用資料夾就記下載的時間。日後出現「我有寄」「我沒收到」的時候，靠的就是這個。
3. 圖面是不是齊的。 只有組圖沒有零件圖、零件表上有但圖面缺、剖面的參照對象不見。把張數與圖號清單核對一次。
4. 看不看得清楚。 掃描太粗糙尺寸判讀不出來、傳真糊掉、PDF解析度不足。看不清楚就不要往下做。 自己揣測著做，責任會落到我方。
5. 指示看不看得懂。 特殊符號、客戶內規的參照、看不出意思的註記。不要用「大概是這個意思」往下做。
再看這件工作成不成立（6〜9）
6. 做不做得出來。 自家設備能不能加工這個形狀。不行的話，是外包、是婉拒，還是提代案。接單之後才發現，選項就少了。
7. 買不買得到。 指定的材料拿不拿得到。有沒有指定特殊材或停產零件。交期抓不抓得準。
8. 量不量得到。 指示的公差，自家或協力廠有沒有辦法量。被要求檢驗成績書的時候，量不出來就交不了貨。
9. 數量、交期、供應品的條件明不明確。 這些都在圖面之外。條件含糊就開工，後面一定會變。
最後看權利與義務（10〜12）
10. 保密的狀態。 契約簽了沒。已簽的話，把契約編號與簽署日留在紀錄裡。還沒簽就先收到圖的情況很常見。 那就要在開工前補簽，至少也要用書面確認處理條件。
11. 能不能再委託。 部分工序要外發的話，允不允許。保密協議裡常常禁止再委託，或規定要事前同意。 熱處理與電鍍外發是很平常的工序，但在契約上可能構成「向第三方揭露」。
12. 返還與銷毀義務。 契約結束後是要返還、要銷毀，還是要出具銷毀證明。這點收件時不確認，後面會很麻煩。
用舊版做，是最花錢的事故
十二點當中，以實際損害來說，版次管理特別突出。
用舊版做，整批重來。 材料、加工工時，嚴重的話連交期都沒了。而且當話題變成「為什麼會用舊版做」的時候，沒有受領紀錄就會被當成我方的管理不良處理。就算實際上是客戶沒有把改版寄過來，提不出證據，結果是一樣的。
防的方法很單純。
受領時記錄版次。 台帳上加一行而已。
發到公司內部的圖面，一定併記受領日與版次。 包括流到現場的影本。
收到改版就回收舊版，或加註作廢。 這一步漏掉，現場就會同時存在兩個版本。一定會有人拿到舊的那份。
紙本的話，**在舊版上畫一條斜線寫上「作廢」**就有效。電子檔的話，把舊版移到另一個資料夾，檔名加上「作廢」。在現場，一眼就看得懂的標記，比完美的系統有效。
返還義務與保存需求會衝突
這是實務上很常卡住的地方。
保密協議裡常會有「契約結束後應返還或銷毀圖面並出具證明」這樣的條款。另一方面，對於自己製造過的產品，從製造物責任的角度，設計與製造的紀錄需要保存一定期間。日本的製造物責任法規定交付起十年請求權消滅，但人身損害另有「知悉起五年」這個不同的期間1。
也就是說，**圖面還回去、手上什麼都沒留，十年後被問「這個零件當初是什麼規格」**的情況是可能發生的。
處理方式只能在接單時先定下來。常見的整理如下。
- 圖面原本返還，但製造紀錄（檢驗結果、工序紀錄、使用材料的批號）自家保存
- 需要保存圖面本身的話，把這件事寫進契約
- 被要求銷毀證明時，明確寫出銷毀了什麼、保留了什麼
不管怎麼做，都要避免含糊地想著「大概不用丟吧」而一直留著。 那等於默默留著別人借給你的東西。
保存年限的全貌，寫在圖面要保存幾年。
不確定的事情，開工前問
最後寫一件理所當然、但沒有被落實的事。
看不懂、不確定、想確認的事情，請在開工之前問。
開工前，「想跟您確認一下」是很普通的往來。開工後就變成「怎麼現在才問」。交貨時就變成「你為什麼會這樣做」。同樣一個問題，問的時機不同，立場完全不一樣。
而且問了什麼、對方怎麼回，都要留紀錄。用郵件問、請對方用郵件回。電話講完的，把內容整理成郵件寄過去請對方確認。口頭的共識，事後會消失。
受領台帳上設一個「確認事項」欄，這件事就會自然發生。
受領台帳
我們準備了可以記錄這十二點的客供圖面受領台帳，欄位包含圖號、版次、受領日、受領途徑、保密狀態、能否再委託、返還與銷毀的區分、確認事項與回覆，以及核准欄。
收到改版時記錄舊版處置的欄位也加了。客戶做品質稽核問到圖面管理時，可以直接拿出來。下載方式請看文章下方的說明。
讓收到的圖面維持在找得到的狀態
寫一下跟我們產品有關的部分。
做台帳這件事本身，用Excel就夠了。 重要的是習慣而不是系統，每次受領加一行，目的就達成八成。
我們的企業AI「ZEROCK」能介入的是後面那段。台帳與圖面累積起來之後，找東西會變得很辛苦。「去年那家客戶那個形狀類似的零件」「這個材質配這個公差的時候，上次確認過什麼」。這些都不是用圖號查得到的。
能橫跨過去的受領紀錄與確認事項來查，同樣的問題就不用問第二次。 這一點在客戶眼裡，觀感差很多。
總結
- 收到客供圖面，開工前看十二點
- 最花錢的是用舊版做。 收件時記錄版次、回收舊版就能防
- 客供圖面所有權在對方。 目的外使用與再委託會受限
- 返還、銷毀義務與保存製造紀錄的需求可能衝突。 接單時就整理好
- 看不懂、不確定的開工前問，問到的內容留紀錄
- 台帳用Excel就夠。累積起來之後，要讓它變成找得到的狀態
想討論圖面的受領管理，或讓過去的紀錄可以被查出來，歡迎從聯絡我們與我們談。
參考資料
Footnotes
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製造物責任法（平成六年法律第八十五號）第五條（日本e-Gov法令檢索，日文）。損害賠償請求權自被害人等知悉損害及賠償義務人時起三年（侵害人的生命或身體時為五年）、自製造業者交付製造物時起十年，因時效而消滅，依同條規定 ↩
