輸出管理における内部監査の位置づけ
輸出管理の内部監査とは、自社の輸出管理体制が法令や社内規程に従って適切に運用されているかを定期的に検証する活動です。
外為法に基づく「輸出者等遵守基準」（経済産業省令）では、監査手続きの策定と実施が義務として定められています。単なる形式的なチェックではなく、管理体制の実効性を確保するための仕組みです。
輸出者等遵守基準の9つの要件
経済産業省が定める輸出者等遵守基準には、以下の9項目が含まれています。内部監査はこのうちの1つですが、他の項目の運用状況を確認する手段としても機能します。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 1 | 組織の代表者を輸出管理の責任者とすること |
| 2 | 組織内の輸出管理の役割分担を定めること |
| 3 | 該非判定の責任者を定めること |
| 4 | 取引審査の手続きを定めること |
| 5 | 出荷管理の手続きを定めること |
| 6 | 関係法令や社内規程の教育を行うこと |
| 7 | 監査手続きを定めて実施すること |
| 8 | 違反が判明した場合の報告手続きを定めること |
| 9 | 関係書類の保管手続きを定めること |
コンプライアンス・プログラム（CP）とは
コンプライアンス・プログラム（CP）は、輸出管理に関する社内規程の総称です。輸出者等遵守基準の9項目を社内の実情に合わせて具体化したものと考えるとわかりやすいでしょう。
CPの構成例
一般的なCPには以下の要素が含まれます。
- 基本方針: 経営者による輸出管理の基本姿勢の表明
- 管理体制図: 責任者、担当者、部門間の役割分担
- 該非判定手順: 判定の方法、責任者、記録の保管方法
- 取引審査手順: 用途確認、需要者確認、最終判断のフロー
- 出荷管理手順: 許可証との照合、貨物の確認方法
- 教育計画: 対象者、頻度、内容
- 監査計画: 実施時期、対象範囲、手法
- 違反対応手順: 発見時の報告ルート、初動対応
経済産業省およびCISTEC（安全保障貿易情報センター）がモデルCPを公開しており、中小企業向けの簡易版も用意されています。
内部監査の進め方
ステップ1：監査計画の策定
年間の監査計画を策定します。以下の項目を事前に決定しておきましょう。
- 監査の頻度: 年1回以上が目安。取扱品目のリスクに応じて頻度を調整する
- 監査の範囲: 全社一括で行うか、部門ごとに分けて行うか
- 監査担当者: 被監査部門から独立した者が望ましい。輸出管理部門の自己点検と、第三者による監査を併用する方法もある
- 評価基準: CPの各項目に対して、何をもって「適切」とするかの基準
ステップ2：資料の事前確認
監査の実施前に、以下の資料を収集・確認します。
- 該非判定書の台帳と個別判定書
- 輸出許可申請と許可証の記録
- 取引審査の記録（用途確認、需要者確認）
- 教育の実施記録（参加者名簿、資料）
- 前回監査での指摘事項と改善状況
ステップ3：現場確認とヒアリング
書面の確認だけでは、実際の運用状況は把握できません。以下の方法で現場の実態を確認します。
担当者へのヒアリング項目の例:
- 該非判定の手順を説明できるか
- 判定に迷った場合の相談先を知っているか
- キャッチオール規制の主観要件を理解しているか
- 最近の法改正の内容を把握しているか
現場での確認ポイント:
- 該非判定書が取引ごとに作成されているか
- 判定結果と輸出許可の整合性は取れているか
- 外国ユーザーリストの最新版で確認しているか
- 書類の保管期間は規程通りか
ステップ4：監査報告書の作成
監査結果を文書化し、経営者に報告します。報告書には以下を含めます。
- 監査の実施日、対象範囲、担当者
- 確認した項目と結果（適合/不適合/改善推奨）
- 不適合事項の内容と想定されるリスク
- 改善に向けた具体的な提言
ステップ5：改善対応とフォローアップ
指摘事項に対する改善計画を策定し、期限を設けて対応します。改善の完了後にフォローアップ監査を実施し、対策が有効に機能しているかを確認します。
よくある指摘事項と改善策
内部監査で頻繁に発見される問題とその改善策をまとめます。
該非判定の不備
問題: 該非判定書が形式的に作成されており、技術的な検討が不十分。 改善策: 判定のチェックリストを整備し、パラメータシートとの突合を必須とする。
取引審査の形骸化
問題: 用途確認や需要者確認が書面上の記載のみで、実質的な調査が行われていない。 改善策: 外国ユーザーリストや制裁リストとの照合手順を明確化し、確認結果の記録を義務づける。
教育の不足
問題: 年1回の教育は実施しているが、新入社員や異動者への個別教育が行われていない。 改善策: 入社時・異動時の必須研修として組み込み、受講記録を管理する。
法改正への対応遅れ
問題: リスト規制の改正やキャッチオール規制の変更に社内規程が追いついていない。 改善策: 経済産業省やCISTECの情報を定期的にチェックし、法改正時にはCPを速やかに改訂する体制を整える。
自主管理で違反を発見した場合
内部監査や自主点検の過程で、過去の輸出管理違反が判明することがあります。この場合は以下の対応を取ります。
- 事実関係の調査: 違反の内容、時期、原因を詳しく調査する
- 経営者への報告: 速やかに経営トップに報告する
- 経済産業省への自主申告: 安全保障貿易管理課に連絡し、事実を報告する
- 再発防止策の策定: 原因を分析し、管理体制の改善措置を講じる
経済産業省は、自主的な違反申告に対して一定の配慮を行うことを公表しています。違反を隠蔽するよりも、早期に申告して改善に取り組む方が、行政制裁の軽減につながります。
監査業務の効率化
輸出管理の監査では、該非判定の妥当性チェック、取引先の制裁リスト照合、書類の網羅性確認など、多くの作業が発生します。これらを手作業で行うと時間がかかるだけでなく、人為的なミスも生じやすくなります。
EX-Checkは、該非判定の記録管理や需要者スクリーニングをAIで効率化するツールです。過去の判定結果を一元管理できるため、監査時の資料収集も容易になります。経済産業省の基準に準拠した判定ロジックにより、判定の妥当性確認にも活用できます。
まとめ
- 輸出管理の内部監査は輸出者等遵守基準で義務づけられた活動
- コンプライアンス・プログラム（CP）を整備し、9つの遵守基準を社内規程に落とし込む
- 監査は計画策定、資料確認、現場ヒアリング、報告書作成、改善フォローの5ステップで進める
- 該非判定の不備、取引審査の形骸化、教育不足は頻出の指摘事項
- 自主点検で違反を発見した場合は、速やかに経済産業省に自主申告する