こんにちは、株式会社TIMEWELLの濱本です。
同窓会の幹事を引き受けた人が最初に想像するのは、当日の司会や席次かもしれません。実際にやってみると、いちばん消耗するのは会費まわりです。
誰が振り込んだのか分からない入金。旧姓で振り込まれて照合できない名前。何度も送る催促のメッセージ。そして会場への前払いを、幹事が自分の口座から立て替える。当日は当日で、釣り銭を用意して受付に行列ができ、来なかった人の分は誰かがかぶる。
この記事は、この3つを段取りで消す話です。振込手数料、照合と催促の手作業、幹事の立替。数字を出しながら順番に潰していきます。
先に要点を置きます。
- 3,000円の会費を銀行振込で集めると、手数料は5.1%。カード決済の3.6%より高い
- ATMで現金を使うと880円で、会費の29%
- 事前決済にすると、照合・催促・立替の3つが同時に消える
- 同窓会の本当の資産は当日ではなく名簿。ここが引き継がれないから毎回ゼロから始まる
振込のほうが安い、は成り立たない
まず、いちばん誤解されているところから。
「手数料を取られたくないから振込にしてもらう」。同窓会に限らず、コミュニティの集金でよく聞く判断です。ところが金額が小さいほど、振込のほうが高くつきます。
三菱UFJ銀行の振込手数料（個人・税込）で見てみます1。
| チャネル | 当行あて | 他行あて 3万円未満 | 他行あて 3万円以上 |
|---|---|---|---|
| ネットバンキング | 無料 | 154円 | 220円 |
| ATM（キャッシュカード） | 110円 | 275円 | 275円 |
| ATM（現金） | 550円 | 880円 | 880円 |
| 窓口 | 880円 | 990円 | 990円 |
3,000円の会費を他行あてのネットバンキングで振り込むと154円。**会費の5.1%**です。カード決済の3.6%を上回ります。ATMで現金なら880円で、29%。窓口なら990円で、**33%**です。
会費が6,000円でも、154円は2.6%。カード決済と大きくは変わりません。振込が明確に安くなるのは、会費が1万円を超えてからです。
そして、この手数料を払うのは参加者です。幹事の側には別のコストが残ります。
幹事の手作業は、手数料より重い
振込で集めると、幹事の手元にはこういう仕事が残ります。
入金の照合。 通帳やネットバンキングの明細を見て、誰が振り込んだかを名簿と突き合わせます。旧姓で振り込まれると一致しません。 結婚して姓が変わった人が多い同窓会では、これが毎回起きます。会社名義や家族名義の振込も混ざります。
催促。 期日を過ぎた人にメッセージを送ります。1回では済みません。返事がない人には個別に連絡し、参加するのかどうかから確認し直すことになります。
参加人数の確定。 会場には人数を伝えなければなりません。振込が揃わないと確定できず、確定できないまま会場と交渉することになります。
これらは全部、幹事の時間です。仮に50人の会で1人あたり5分かかるとすれば、4時間強。手数料の総額より、この時間のほうがはるかに高いはずです。
事前のカード決済にすると、この3つが一度に消えます。誰が払ったかはシステムが記録しているので照合が要りません。払っていない人は一覧で分かるので、催促は一括で送れます。人数は締切の時点で確定します。
立替は、幹事が背負うべきものではない
もう一つ、あまり語られない負担があります。会場費の前払いです。
会場によっては、開催前に一部または全額の支払いを求められます。会費が当日集金だと、その時点では手元にお金がありません。誰かが立て替えることになり、たいていは幹事です。
そして当日、来なかった人が出ます。同窓会はドタキャンが起きやすい会です。5年ぶり10年ぶりに会う集まりなので、直前に予定が変わる人が一定数います。その分の会場費は、立て替えた幹事の持ち出しになります。
事前決済にすると、この構造がなくなります。開催前にお金が集まっているので立て替えが要りません。来なかった人の分もすでに支払われています。キャンセルの扱いは案内に書いておけば済む話で、幹事が自分の財布で吸収する必要はありません。
「お金の話をするのが気まずい」という声を聞きます。気まずいのは、当日に現金を集めるからです。申し込みの時点で決済まで終わらせてしまえば、当日にお金の話は一度も出てきません。
手数料が何に使われているかは、説明できる
事前決済にすると、手数料が発生します。ここは正直に書きます。
カード決済の手数料が3〜5%かかるのは、プラットフォームが取っているからではありません。加盟店手数料の約7割は、参加者のカードを発行した会社へ渡ります。 これは2021年6月に閣議決定された成長戦略実行計画に書かれている数字で、公正取引委員会の実態調査報告書が引用しています2。JCBも加盟店手数料の配分を「イシュア3対アクワイアラ1」と公開しており、同じ水準を示しています3。
5,000円のチケットで言えば、引かれる240円のうち、プラットフォームの手元に残るのは60円ほどです。詳しい分解はイベントの手数料はどこへ消えるのかに書きました。
つまり、参加者に「なぜ手数料がかかるのか」を聞かれたときに、きちんと説明できます。 振込手数料を各自が払うのと、決済手数料を会費に含めるのとで、実は後者のほうが安いことも数字で示せます。
そのうえで、比べるときに見落としがちな点を一つ。1枚あたりの固定額に注意してください。 サービスによっては「率＋99円」のような形になっており、会費が3,000円なら99円は3.3%に相当します。率だけを比べると、実際の負担を見誤ります。
同窓会の本当の資産は、当日ではなく名簿
ここからが、私がいちばん大事だと思っている話です。
同窓会は5年、10年の間隔で開かれます。その間に、連絡先は変わります。 引っ越し、転職、結婚、携帯の乗り換え。前回の名簿の半分は使えなくなっています。
だから次の幹事は、名簿を集め直すところから始めます。誰かが持っている古い名簿を探し、共通の知人をたどり、SNSで探す。これが同窓会の準備でいちばん時間のかかる作業で、しかも毎回ゼロからやり直しています。
原因は、名簿が個人のExcelやLINEグループに置かれていることです。幹事が代われば、そのファイルは引き継がれません。引き継がれたとしても更新されていません。そして、個人情報を誰がどう管理しているのかが曖昧なままになります。
参加者が申し込んだ時点でコミュニティのメンバーになる仕組みにすると、ここが変わります。名簿が個人ではなく会そのものに残るので、次の幹事は引き継ぐだけで済みます。住所や連絡先が変わった人は自分で更新できます。次回の案内は、集め直さずにそのまま送れます。
集金はその年かぎりの仕事ですが、名簿は次の10年に効きます。 どちらを仕組みにしておくべきかは明らかだと思います。
幹事がやることを、順番に並べる
実際の段取りにするとこうなります。
1. 開催を決めて、案内ページを作る。 日時、会場、会費、締切。これだけあれば申し込みは受けられます。凝ったページは要りません。
2. 案内を送る。 前回の名簿があればそこへ、無ければ学年幹事や共通の知人経由で。ページのURLを1本送るだけです。
3. 申し込みと決済を同時に受ける。 出欠と会費を別々に集めるから照合が発生します。一度に済ませれば、照合という作業そのものが消えます。
4. 締切で人数を確定し、会場に伝える。 この時点で入金も済んでいるので、会場費の前払いにも対応できます。
5. 当日はお金の話をしない。 受付は名前の確認だけ。釣り銭も、行列も、未払いの気まずさもありません。
6. 終わったら、名簿を会に残す。 次の幹事が使えるように。写真や当日の記録も同じ場所に置いておくと、次回の案内が作りやすくなります。
実際に使われています
TIMEWELL BASEは、この段取りをそのまま実現するために作っています。案内ページは60秒で作れて、出欠と決済が1つの導線で完結し、申し込んだ人はそのままコミュニティのメンバーになります。手数料は有料イベントの4.8%で、1枚あたりの固定額も月額もありません。
同窓会でも実際に使っていただいています。選んでいただいた理由として挙がったのは、手数料の安さと、コミュニティの機能が最初から付いていて、それを難しい設定なしに使えることでした。名簿のためだけに別のサービスを契約する必要がありません。
自治体の施設でも使われています。神奈川県のスタートアップ支援拠点であるSHINみなとみらいでは、コミュニティの運営に正式に採用いただいています。同窓会と自治体のコミュニティは一見遠いように見えますが、**「人が集まる場を、担当者が代わっても回し続ける」**という点では同じ課題を持っています。
まとめ
- 3,000円の会費なら、振込手数料5.1%はカード決済の3.6%より高い。金額が小さいほど振込は不利
- 事前決済にすると、照合・催促・立替が同時に消える
- 当日にお金の話をしないで済むので、気まずさもなくなる
- 手数料の約7割はカード発行会社へ渡る。聞かれたら説明できる
- 同窓会の本当の資産は名簿。個人ではなく会に残すと、次の幹事の仕事が半分になる
同窓会や地域の集まりの運営を具体的に相談したい方は、TIMEWELL BASEのページをご覧いただくか、お問い合わせからご連絡ください。幹事を何度もやっている方ほど、話が早いと思います。
一度きりの同窓会ではなく、同窓会やOB会として毎年の年会費を集めている会計担当の方は、同窓会・OB会の年会費の集め方もあわせてご覧ください。
参考文献
Footnotes
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振込手数料一覧（三菱UFJ銀行）。個人のお客さま・税込。ネットバンキングの他行あて3万円未満154円・3万円以上220円、ATM（キャッシュカード）他行あて275円、ATM（現金）他行あて880円、窓口他行あて990円は同ページによる ↩
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クレジットカードの取引に関する実態調査報告書（公正取引委員会、令和4年4月）。「加盟店手数料の約７割をインターチェンジフィーが占めている」は同報告書が引用する成長戦略実行計画（令和3年6月18日閣議決定）の記述による ↩
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クレジットカードの加盟店手数料の配分率の公開について（公正取引委員会、令和5年6月1日）、および株式会社ジェーシービーの公開資料。配分率が概ねイシュア3対アクワイアラ1である旨は同社による ↩
