同窓会・OB会の年会費の集め方｜会計が代わっても毎年回る仕組み

株式会社TIMEWELLの濱本 隆太です。

同窓会やOB会の年会費は、たいてい3,000円前後の小さなお金です。それでも、毎年このお金を集める人は確実に疲れていきます。振込の明細と名簿を突き合わせ、旧姓で振り込まれた1件に首をかしげ、未納の人に何度目かの連絡を入れる。そして2年後、役員が交代するときに、通帳と届出印と名簿のExcelがまとめて次の人へ渡されます。渡されなかった分は、そこで消えます。

先に要点をまとめます。

• 年会費の集め方は、会の口座への振込、総会での現金、口座振替、カード決済の4つが主な選択肢です。どれが「安い」かは、手数料を会と会員のどちらが負担するかで答えが変わります
• 3,000円×100人をTIMEWELL BASEで集める場合、年1回のイベントとして集めれば手数料は14,400円、定期課金のメンバーシップにすると30,000円です。年会費はイベントとして集めるのが正解です
• 口座振替は1件あたりの単価が最も安い方法です。ただし立ち上げの手間が大きく、数百人以上の会で事務局が安定している場合に向いています
• いちばん壊れやすいのは手数料ではなく、役員交代のときの引き継ぎです。お金と名簿の置き場所を、個人ではなく会にしておくことが、毎年回し続けるための前提になります

一度きりの同窓会で幹事が会費を集める話は、同窓会の会費集金と立替をなくすに書きました。この記事はその続編で、毎年会費を集め続ける「会」の会計担当と事務局の方に向けたものです。自分の会の人数と会費で手数料を比べたい方は、イベント手数料計算ツールに「同窓会・OB会の年会費」の設定を用意しています。

年会費の集め方を4つ並べて比べる

まず、よく使われている4つの方法を同じ条件で並べます。会費3,000円、会員100人が全員納めた場合の試算です。

集め方	会が負担する手数料	会員が負担する手数料	会計担当に残る作業
会の口座への銀行振込	0円	1人154〜880円1	明細と名簿の照合、未納者への催促
ゆうちょの払込取扱票	0円	1人152〜203円2	取扱票の印刷と郵送、照合
総会での現金	0円	0円	受付、現金の保管と入金、欠席者の分の回収
口座振替（ゆうちょ自動払込みの例）	1件33〜132円3	0円	申込書の回収、利用条件の確認、引落不能の対応
カード決済（TIMEWELL BASEのイベント）	1人144円（4.8%）＋振込1回約200円	0円	案内を送り、未納者に再案内を送る

表だけ見ると、会が払う手数料がゼロの振込や現金がいちばん得に見えます。ここが年会費の議論でいちばん誤解されやすいところです。

振込の手数料は消えたわけではなく、会員が払っています。三菱UFJ銀行の個人向けの料金で見ると、ネットバンキングで他行あて3万円未満は154円、ATMでキャッシュカードを使うと275円、ATMで現金なら880円です¹。3,000円の年会費に対して154円は5.1%、880円なら29%にあたります。会員から見ると「3,000円の会費を払うのに手数料が数百円かかる」状態で、これが年会費の払い忘れや先送りの理由の一つになっていると私は見ています。

総会での現金は手数料がかかりません。ただ、総会に来た人からしか集まりません。年会費を納める人が総会の出席者に限られるなら、それは実質的に「総会参加費」になっていて、欠席した多くの会員からは毎年取りこぼしていることになります。現金を数え、会計担当が一時的に自宅で預かり、後日口座に入れる。この途中で何かあったとき、責任を負うのは会計担当の個人です。

口座振替は、仕組みが整ってしまえば最も手堅い方法です。ゆうちょ銀行の自動払込みでは、会が負担する手数料はゆうちょBizダイレクト経由の一般扱いで1件33〜55円、帳票で提出すると1件132円とされています³。100人なら3,300〜13,200円です。一方で、ゆうちょ銀行は「ご利用には一定の条件があります」としていて、申込は法人サービス部への問い合わせから始まります。会員の側も、窓口で通帳と届出印を使って申し込むのが基本です⁴。なお個人向けの案内によると、手数料を送金人が負担する形の新規受付は2025年5月30日で終わっていて、これから始めるなら手数料は会の負担になります⁴。

実際、口座振替に移った同窓会もあります。栄光学園同窓会は年会費2,500円で、「納入手続の簡便化と事務手続の効率化」を理由に口座振替への移行を進め、コンビニ払いは2024年度で終了したと公開しています⁵。会員数が多く、事務局が長く続く会なら、口座振替はよい選択だと思います。

カード決済は、会が手数料を負担する代わりに、会員の手間と会計担当の照合がなくなる方法です。ここから先は、この方法を中心に書きます。

カード決済で集めるなら「年1回のイベント」にする

TIMEWELL BASEで年会費を集める方法は2つあります。1つは、年会費を有料イベントのチケットとして販売する方法。もう1つは、コミュニティのメンバーシップ（定期課金）にする方法です。名前だけ見るとメンバーシップのほうが年会費らしく感じますが、手数料は倍以上違います。

会員数 × 年会費	イベント（4.8%）	メンバーシップ（10%）
50人 × 3,000円	7,200円	15,000円
100人 × 3,000円	14,400円	30,000円
300人 × 3,000円	43,200円	90,000円

有料チケットの手数料はカード決済で4.8%で、1枚あたりの固定額はかかりません。購入者に追加の手数料も乗りません。有料チケットは無料プランでも販売できるので、月額料金もかかりません⁶。メンバーシップは毎月や毎年の自動課金を前提にした仕組みで、手数料は10%です⁶。年に1回しか集めないお金なら、自動課金の便利さに倍の手数料を払う理由はありません。

設定で1つだけ気をつけてほしいのが、イベントの日付です。チケットの売上は、イベント終了後5営業日以内に振り込まれます⁶。年会費を「4月から翌年3月までの1年間」のイベントとして作ってしまうと、売上が手元に届くのは1年後になります。イベントの日付は、納入期限の日か総会の日にしておくのが実務的です。そうすれば、その日の5営業日後には会の活動資金として使えます。振込手数料は主催者の負担で、銀行によって異なりますが目安は1回200円ほどです。最低振込額は設けていません⁶。

カードを持っていない会員もいます。年配の会員が多い会では、特にそうでしょう。コンビニ払いは4.8%に加えて1取引120円で選べるので、カードを使わない人の受け皿になります⁶。それでも振込や現金で納めたい人は、無理に移す必要はありません。今のところ、TIMEWELL BASEの画面で現金や振込の人を「納入済み」に付け替えることはできないので、カード・コンビニの人はBASEの申込一覧で、振込・現金の人は会計の一覧表で管理し、2本立てで運用するのが現実的です。全員を一度に切り替えようとするより、初年度は半分がカードになれば十分だと私は考えています。

比べるときに正直に書いておくと、単に決済のリンクを発行するだけのサービスなら、3%台の料率のものもあります。TIMEWELL BASEは案内ページ、申込、決済、参加者の名簿、次回の案内までが1つにまとまっていて、その上での4.8%です。お金を受け取るだけでよいのか、会の運営まで一か所にまとめたいのかで選んでください。手数料の中身がどこへ流れているかは、イベントの手数料はどこへ消えるのかで分解しています。

年会費が壊れるのは、役員が交代するとき

ここからが、この記事でいちばん伝えたいことです。

年会費の集金は、1年目はだいたい回ります。熱心な人が会計を引き受けて、自分のやり方で整えるからです。問題が起きるのは、その人が交代するときです。

会の口座を持っている会なら、まず口座の名義変更が待っています。ゆうちょ銀行の場合、団体名義口座の代表者が代わると、今のお届け印と新しいお届け印、規約や議事録などの代表者異動を確認できる書類、新しい代表者の本人確認書類を用意して窓口で手続きをします⁷。そもそも団体名義の口座を新しく作るときは、規約、総会の議事録、活動実績、収支報告書などを出し、審査に平均1か月程度かかるとされています⁸。会則と議事録がきちんと残っていない会は、この時点で止まります。

口座を作る手間を避けて、会計担当の個人口座で年会費を受けている会もあると思います。気持ちは分かりますが、これがいちばん引き継げない形です。会のお金と個人のお金が同じ通帳に並び、会計担当が交代するたびに口座そのものが変わります。会員には毎回「振込先が変わりました」と知らせる必要があり、古い口座に振り込んでしまう人が必ず出ます。

口座以外にも、交代のときに消えやすいものが4つあります。

• 名簿のExcel（前任者のパソコンに最新版があり、共有されているのは2年前の版）
• 案内の連絡手段（前任者の個人メールアドレスや、個人が管理者のLINEグループ）
• 過去の案内文と納入状況の記録（誰が何年分納めているか）
• 会則・議事録・決算書の原本

どれも「前任者が悪い」わけではありません。個人の持ち物の中で会の仕事をしていたので、人が代わると一緒に移動してしまう、というだけの話です。

だから、年会費を毎年回す仕組みを作るときに最初に決めるべきなのは、集め方よりも置き場所です。お金の受け皿、名簿、案内の送り先を、個人ではなく会の側に置く。TIMEWELL BASEでは、年会費のページも申し込んだ会員の一覧も会のコミュニティの中に残り、主催者の権限を次の会計担当や幹事に引き継げます。前任者が個人で持っていたものを渡し直すのではなく、会の場所の鍵を渡すイメージです。

名簿の扱いは、個人情報保護法の基本だけ押さえる

年会費を集めると、名簿が必ずついてきます。氏名、卒業年、住所、メールアドレス、電話番号、勤務先。ここで法律の話に少し触れておきます。

個人情報保護委員会は、自治会や同窓会向けに「会員名簿を作るときの注意事項」という資料を出しています⁹。そこでは、個人情報保護法の「事業」は営利か非営利かを問わず、名簿を活動に使っていれば同窓会もPTAもサークルも「個人情報取扱事業者」にあたる、と明記されています。小さな会だから関係ない、ということにはなりません。

資料に沿って、年会費の運用に関係するところを拾うと、押さえるべき点は多くありません。

1つ目は、何のために使うかを決めて、集めるときに示すことです。資料では、記入用紙に利用目的を書いておく方法が紹介されています。「年会費の請求と納入の管理、総会や会報のご案内のため」のように、実際に使う範囲で書いておけば足ります。

2つ目は、名簿を会員に配るなら、事前に本人の同意を得ることです。会員に名簿を配るのも原則として第三者提供にあたり、資料では、取得の段階で利用目的を示して確認欄にチェックを入れてもらうといった方法も挙げています。同意は必ずしも書面でなくてよいものの、記録が残っていたほうがトラブル防止になる、とされています⁹。

3つ目は、安全管理です。紙の名簿は鍵のかかる引き出しに、パソコンのデータはセキュリティ対策をして保管する。古い名簿は削除や回収をして、シュレッダーにかけるなど適切に処分する。資料はさらに、団体の運営を担う役員も法律上の「従業者」にあたると考えられる、としています⁹。役員が交代するたびに、名簿のコピーが前任者の手元に残っていく状態は、ここに引っかかります。

正直なところ、これを完璧にこなしている同窓会は多くないと思います。ただ、名簿を個人のパソコンやLINEに散らばらせず、会の一か所にまとめて権限を持つ人を決めておくだけで、3つのうち大半は自然に満たせます。

会計担当の年間スケジュール

ここからは、そのまま使える形でまとめます。4月始まりの年度で、秋に総会を開く会を想定しています。総会が春の会は、月を読み替えてください。

時期	やること	ポイント
年度始め（4月）	役員会で今年度の年会費の額と納入期限を確認する。名簿の住所・メールの変更を反映する	前年度の未納者と、返送された郵便の宛先を洗い出しておく
案内の準備（5月）	年会費のページを作る。イベントの日付は納入期限の日にする	コンビニ払いも受けるか決める。振込・現金で受ける人の一覧表も用意する
案内の送付（5月下旬）	メールとLINEでページのURLを送る。メールがない会員には郵送で案内する	郵送の案内にもURLやQRコードを載せておく
納入期限（6月末）	期限の5営業日後に売上が会の口座へ入る	振込・現金分と合わせて納入者数を集計する
再案内（7月）	未納者に1回だけ再案内を送る	催促は1回にとどめる。何度も送ると退会の理由になる
総会・懇親会（秋）	懇親会の参加費は年会費と別のイベントで集める	年会費と懇親会費を混ぜないほうが、会計報告も税の整理も楽になる
決算（3月）	収支をまとめ、監事の監査を受ける	BASEの売上一覧と通帳の入金を突き合わせる
役員交代（総会時）	主催者の権限、口座の代表者変更、名簿の管理者を引き継ぐ	口座の代表者異動には議事録が要る。総会の議事録にあらかじめ交代を書いておく

年会費と懇親会費を分けておく理由を1つ補足します。国税庁の消費税法基本通達5-5-3は、同業者団体や組合などが構成員から受ける会費について、団体の通常の運営に必要な費用を分担させる「通常会費」は対価に当たらないものとして扱って差し支えない、としています。一方で、名目が会費でも、実質が購読料や入場料などであれば対価になる、とも書かれています¹⁰。同窓会の年会費に当てはめるときも、年会費と懇親会の参加費を1本にまとめてしまうと、この線引きがあいまいになります。税の判断が必要になる規模の会は、税務署か税理士に確認してください。

そのまま使える「年会費のご案内」

最後に、案内文の例を置いておきます。会の名前や金額、期限を書き換えて使ってください。LINEで送る場合は、最初の3行とURLだけに縮めたほうが読まれます。

件名：〇〇年度 年会費納入のお願い（〇〇高校同窓会）

〇〇高校同窓会 会員の皆さま

いつも同窓会の活動にご協力いただき、ありがとうございます。
〇〇年度の年会費のご案内をお送りします。

■ 年会費　3,000円
■ 納入期限　〇月〇日（〇）
■ 納入方法
　・クレジットカード、コンビニ払い：下記のページからお手続きください
　　https://（年会費のページのURL）
　・銀行振込を希望される方：〇〇銀行 〇〇支店 普通 〇〇〇〇〇〇〇
　　口座名義 〇〇コウコウドウソウカイ
　　（振込手数料はご負担をお願いしております）

■ 年会費の使いみち（昨年度の実績）
　会報の発行・郵送、総会の運営、在校生の部活動への支援など
　詳しい収支は総会でご報告しています。

■ 個人情報の取扱いについて
　ご登録いただいた氏名・連絡先は、年会費の請求と納入の管理、
　総会・会報などのご案内のためにのみ使用します。
　名簿を会員の皆さまに配布することはありません。

ご不明な点は、会計担当 〇〇（連絡先）までお問い合わせください。

〇〇高校同窓会 会長 〇〇 〇〇

使いみちの欄は、省かずに書くことをおすすめします。何に使われるのか分からないお金を毎年払い続けるのは、払う側に立てば気が進まないものです。去年の実績を2行書くだけで、受け取った人の印象はずいぶん変わるはずです。個人情報の欄は、先ほどの利用目的の明示をこの案内の中で済ませる役割も持っています。名簿を会員に配る運用の会は、「配布しません」の一文を外し、代わりに同意の取り方を別に決めてください。

まとめ

• 会の手数料がゼロの振込や現金は、会員の手数料と会計担当の作業に形を変えているだけです
• 口座振替は単価が最も安い方法ですが、立ち上げと維持の手間に耐えられる会向けです
• カード決済で集めるなら年1回のイベントにします。3,000円×100人で14,400円、メンバーシップにすると30,000円です
• イベントの日付は納入期限か総会の日にします。売上はその5営業日後に届きます
• 年会費がいちばん壊れやすいのは役員交代のときです。お金、名簿、連絡手段を個人ではなく会に置いておくことが、毎年続けるための条件になります

年会費の仕組みを変えるなら、年度の切り替えや総会の前後がいちばん話を通しやすい時期です。まずは来年度の案内を1本、今の方法と並べてカードでも受けられるようにしてみる。それくらいの小さな一歩で十分だと思います。

TIMEWELL BASEは無料プランから年会費のページを作れます。自分の会でどう使えるか見てみたい方は、TIMEWELL BASEをご覧ください。会の規模や運用に合わせて相談したい方は、お問い合わせからご連絡いただければ、会計担当の方の実務に沿ってお話しします。

参考文献

Footnotes

1. 振込手数料一覧（三菱UFJ銀行）。個人・税込。三菱UFJダイレクト（インターネットバンキング）は当行あて無料、他行あて3万円未満154円・3万円以上220円。ATM（キャッシュカード）他行あて275円、ATM（現金）他行あて880円、窓口他行あて990円。2026年9月28日確認 ↩ ↩²

2. 送金の料金（ゆうちょ銀行）。通常払込み（払込取扱票）は5万円未満で窓口203円、ATM・ゆうちょ通帳アプリ152円。2026年9月28日確認 ↩

3. 自動払込み（ゆうちょ銀行・法人のお客さま）。受取人の料金（1件あたり）は、ゆうちょBizダイレクトでの一般扱い33〜55円、帳票提出での一般扱い132円。利用には一定の条件があり、法人サービス部への問い合わせが必要とされている。2026年9月28日確認 ↩ ↩²

4. 自動払込み（ゆうちょ銀行・個人のお客さま）。申込は貯金窓口で通帳・届出印により行う（受取人経由の申込もある）。送金人負担の新規契約受付は2025年5月30日で終了。2026年9月28日確認 ↩ ↩²

5. 会費について（栄光学園同窓会）。年会費2,500円、口座振替への原則移行とその理由、コンビニ払いの2024年度での終了は同ページによる。2026年9月28日確認 ↩

6. 料金プラン（TIMEWELL BASE）。有料チケットのカード決済4.8%（固定額なし、購入者の追加手数料なし、無料プランで販売可）、コンビニ払い4.8%＋1取引120円、メンバーシップ10%、チケット売上はイベント終了後5営業日以内に振込。振込手数料（主催者負担、銀行により異なり目安1件200円）と最低振込額なしは当社確認。2026年9月28日時点 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

7. 団体（人格なき社団）名義の口座の代表者異動、所在地変更の手続き（ゆうちょ銀行 よくあるご質問）。2026年9月28日確認 ↩

8. 団体（人格なき社団）名義の口座を開設されるお客さまへ（ゆうちょ銀行）。要件、必要書類、審査期間（平均1か月程度）は同ページによる。2026年9月28日確認 ↩

9. 自治会・同窓会等向け 会員名簿を作るときの注意事項（個人情報保護委員会、令和5年12月）。「事業」は営利・非営利を問わないこと、利用目的の特定と明示、名簿の配布と本人の同意、安全管理措置、役員が「従業者」にあたると考えられることは同資料による ↩ ↩² ↩³

10. 消費税法基本通達 第5章第5節 5-5-3（会費、組合費等）（国税庁） ↩